Entre deux rendez-vous clients et trois relances téléphoniques, tu te dis peut-être : “Je vais me souvenir de tout, pas besoin de tableau”. Puis, deux semaines plus tard, impossible de te rappeler quand tu as relancé Paul de chez X ou ce que t’avait répondu Sophie de la société Y…

C’est exactement pour ça qu’un tableau de suivi de prospection dans Excel est indispensable. Et bonne nouvelle : pas besoin d’un CRM hors de prix pour bien s’organiser. Un simple fichier Excel bien pensé peut faire une énorme différence.

Dans cet article, on va voir ensemble comment créer un modèle gratuit, efficace, et surtout adapté à ta façon de travailler. L’objectif : transformer ton Excel en véritable tableau de bord de prospection.

Pourquoi un tableau de suivi de prospection sur Excel est indispensable

Avant de rentrer dans la technique, posons le décor : qu’est-ce que ce tableau va réellement t’apporter ?

Un bon fichier de suivi de prospection te permet de :

  • Savoir où tu en es avec chaque prospect (premier contact, relance, devis envoyé, etc.)
  • Ne rien oublier : chaque relance est planifiée et tracée
  • Prioriser tes actions : qui relancer aujourd’hui ? qui est chaud ? qui est perdu ?
  • Mesurer tes résultats : nombre de prospects contactés, taux de transformation, chiffre potentiel, etc.
  • Centraliser l’info : fini les post-it, les carnets, et les mails introuvables

J’ai vu des freelances, des commerciaux et même des petites équipes passer d’un suivi “au feeling” à un simple tableau Excel structuré. Le résultat ? Moins de stress, plus de clarté, et surtout plus de ventes.

Les informations essentielles à suivre dans ton tableau Excel

Un modèle de suivi de prospection efficace, ce n’est pas un tableau avec 40 colonnes que personne ne remplit. Il vaut mieux commencer simple, avec quelques champs vraiment utiles.

Voici les colonnes de base que je recommande :

  • Nom de l’entreprise
  • Nom du contact
  • Fonction (responsable achat, DG, DRH…)
  • Email
  • Téléphone
  • Source (LinkedIn, recommandation, salon, site web…)
  • Besoin identifié (courte description)
  • Montant potentiel (en €)
  • Date du premier contact
  • Dernière action (appel, email, rendez-vous, devis…)
  • Date de la dernière action
  • Prochaine action à mener
  • Date de la prochaine relance
  • Statut (À contacter, En cours, En attente, Gagné, Perdu)
  • Commentaire / Historique rapide

Avec ces quelques colonnes, tu couvres déjà 90 % des besoins classiques en prospection. Tu peux bien sûr adapter : par exemple ajouter une colonne “Secteur d’activité” si c’est important pour toi.

Créer ton tableau de suivi de prospection dans Excel : étape par étape

Passons à la pratique. Ouvre un nouveau classeur Excel, on y va ensemble.

Étape 1 : créer la structure

  • Sur la feuille 1, renomme l’onglet en “Suivi prospection”
  • Dans la ligne 1, saisis les en-têtes de colonnes listés juste avant
  • Applique une mise en forme différente à la ligne 1 (gras, fond gris clair par exemple) pour bien la distinguer

Étape 2 : transformer la plage en tableau Excel

C’est une étape que beaucoup de gens zappent, alors qu’elle change tout.

  • Sélectionne ta ligne d’en-têtes et quelques lignes en dessous (par exemple A1:N20)
  • Va dans l’onglet Insertion > Tableau (ou Ctrl + T)
  • Coche “Mon tableau comporte des en-têtes”

Tu viens de créer un Tableau structuré. Avantages immédiats :

  • Les filtres sont déjà en place
  • Les formules s’étendent toutes seules
  • Tu peux utiliser des références structurées (beaucoup plus lisibles)
  • Le tableau grandit automatiquement quand tu ajoutes des lignes

Étape 3 : standardiser les valeurs de statut

Pour le champ Statut, évite de saisir du texte libre (un jour “en cours”, un autre “En Cours”, un autre “prospect chaud”…). On va imposer une liste déroulante.

  • Crée un nouvel onglet nommé “Listes”
  • En A1:A5, saisis :
  • À contacter
  • En cours
  • En attente
  • Gagné
  • Perdu
  • Retourne sur “Suivi prospection”, sélectionne la colonne Statut (sans l’en-tête)
  • Va dans Données > Validation des données
  • Autoriser : Liste
  • Source : sélectionne la plage Listes!$A$1:$A$5

Désormais, tu auras une propre liste déroulante pour le statut de chaque prospect. C’est beaucoup plus propre pour les analyses.

Ajouter un peu d’intelligence : formules utiles pour la prospection

Ton tableau peut faire plus que simplement stocker de l’info. Il peut t’aider à décider quoi faire aujourd’hui.

1. Calculer le nombre de jours depuis la dernière action

Ajoute une colonne “Jours depuis dernière action”.

Supposons que :

  • La colonne “Date de la dernière action” soit en colonne K
  • La première ligne de données soit la ligne 2

Dans la cellule correspondante (par exemple, L2), saisis :

=SI([@[Date de la dernière action]]="";"";AUJOURDHUI()-[@[Date de la dernière action]])

Avec un tableau structuré, la formule s’applique automatiquement à toute la colonne.

2. Identifier les relances en retard

Ajoute une colonne “Relance en retard ?” (Oui / Non).

Supposons que :

  • “Date de la prochaine relance” soit en colonne M
  • “Statut” soit en colonne N

Tu peux utiliser une formule comme :

=SI(OU([@[Date de la prochaine relance]]="";[@Statut]{"Gagné";"Perdu"});"";SI([@[Date de la prochaine relance]]<AUJOURDHUI();"Oui";"Non"))

Pour éviter les erreurs, on ignore les lignes où la date est vide ou le statut finalisé.

Mettre en forme les priorités avec la mise en forme conditionnelle

C’est ici que ton tableau commence vraiment à devenir un outil opérationnel.

1. Colorer les relances en retard

  • Sélectionne toute ta colonne “Relance en retard ?”
  • Va dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle
  • Type : “Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent”
  • Valeur : le texte “Oui”
  • Choisis un remplissage rouge clair avec texte rouge foncé

Tu identifie en un coup d’œil les prospects à relancer en urgence.

2. Visualiser facilement les statuts

Tu peux aussi appliquer une mise en forme conditionnelle sur la colonne Statut, par exemple :

  • Statut = “Gagné” → fond vert
  • Statut = “Perdu” → fond gris
  • Statut = “En cours” → fond bleu clair

Résultat : ton fichier devient presque un Kanban visuel, directement dans Excel.

Filtrer, trier et prioriser tes actions de prospection

Un bon modèle de suivi, ce n’est pas juste des lignes et des colonnes : c’est surtout ta capacité à faire parler les données.

Quelques filtres utiles au quotidien :

  • Filtrer sur “Relance en retard ? = Oui” : liste de tes priorités du moment
  • Filtrer sur Statut = En cours et trier par Date de la prochaine relance : planning de suivi pour la semaine
  • Filtrer sur Statut = Gagné : base pour calculer ton taux de transformation
  • Filtrer sur Source = LinkedIn : voir si cette source te ramène vraiment des deals

En complément, en triant sur la colonne “Montant potentiel”, tu peux rapidement cibler :

  • Les plus gros deals à traiter en priorité
  • Les petits montants qui peuvent être relancés de façon plus légère (email standard, par exemple)

Aller plus loin avec un tableau de bord simple (sans se prendre la tête)

Si tu veux transformer ce simple tableau en mini-CRM, tu peux ajouter un onglet “Tableau de bord” qui se met à jour automatiquement.

Quelques indicateurs faciles à construire :

  • Nombre total de prospects
  • Nombre de prospects en cours
  • Nombre de deals gagnés
  • Montant total potentiel en cours
  • Montant total gagné

Avec les tableaux structurés, tu peux utiliser la fonction SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS très simplement. Exemple :

Nombre de deals gagnés :

=NB.SI.ENS(Suivi_prospection[Statut];"Gagné")

Montant total gagné :

=SOMME.SI.ENS(Suivi_prospection[Montant potentiel];Suivi_prospection[Statut];"Gagné")

Tu peux ensuite présenter ces infos avec quelques cellules mises en forme, voire quelques graphiques (un graphique en anneau pour la répartition des statuts, par exemple).

Les erreurs fréquentes à éviter avec un tableau de prospection

Un modèle, aussi bien construit soit-il, ne sert à rien si on tombe dans certains pièges classiques.

Erreur 1 : vouloir tout suivre d’un coup

Tu n’es pas obligé de noter la taille de la boîte mail du prospect ou le nom de son chat. Garde des colonnes utiles à tes décisions commerciales. Trop d’infos tue l’info, et surtout… tu arrêtes de remplir le tableau.

Erreur 2 : ne pas tenir le fichier à jour

Le réflexe doit être simple : à chaque action de prospection, une mise à jour dans Excel. Un appel ? Tu notes. Un rendez-vous fixé ? Tu notes. Un devis envoyé ? Tu notes.

C’est 30 secondes à chaque fois… mais des heures de gagné quand tu dois t’y retrouver.

Erreur 3 : mélanger prospection et clients actifs

Garde une feuille ou un fichier dédié pour la prospection. Une fois le prospect devenu client régulier, soit :

  • Tu le laisses en “Gagné” et tu ne le touches plus dans ce tableau
  • Tu le bascules dans un autre tableau de suivi clients

Erreur 4 : ne pas utiliser les filtres et les mises en forme conditionnelles

Un tableau non filtré, c’est comme un agenda sans semaine vue : tu vois tout, mais tu ne priorises rien. Les filtres sont là pour t’aider à décider quoi faire maintenant.

Comment utiliser ce modèle au quotidien pour vendre plus

Un bon fichier de prospection doit s’intégrer dans ta routine, pas devenir une charge mentale supplémentaire.

Idée de routine quotidienne :

  • Le matin : filtre sur “Relance en retard ? = Oui” + “Date de la prochaine relance = AUJOURD’HUI ou avant”
  • Planification de tes appels / emails dans la journée
  • À chaque action : mise à jour de la “Dernière action”, de la date et de la prochaine relance
  • En fin de semaine : filtre sur Statut = En cours pour voir s’il y a des deals qui stagnent trop

C’est cette régularité qui fait la différence. Excel n’est pas magique, mais il t’enlève la charge mentale du “à qui je dois penser aujourd’hui ?”.

Adapter le modèle à ton activité

Chaque business a ses spécificités. Ton fichier doit refléter ta réalité, pas un modèle théorique figé.

Quelques idées d’adaptations :

  • Si tu fais du B2C : ajoute une colonne “Canal préféré” (téléphone, WhatsApp, SMS, email)
  • Si tu bosses en B2B long cycle : ajoute une colonne “Étape du cycle” (Découverte, Proposition, Négociation, Contrat envoyé…)
  • Si tu fais beaucoup d’événements : une colonne “Événement / Salon” peut être très utile
  • Si tu travailles en équipe : ajoute une colonne “Commercial en charge”

Tu peux garder le cœur du modèle et simplement ajouter 2 ou 3 colonnes qui font sens pour toi.

Et si tu veux aller encore plus loin…

Excel te permet d’évoluer progressivement :

  • Ajouter un historique détaillé sur une autre feuille (une ligne par interaction commerciale)
  • Utiliser des formules plus avancées (RECHERCHEX, XLOOKUP, etc.) pour relier plusieurs tableaux
  • Créer des tableaux croisés dynamiques pour analyser ta prospection par source, par secteur, par commercial
  • Automatiser certaines mises à jour avec VBA (par exemple, un bouton “Ajouter une relance +7 jours”)

Mais commence simple. Le plus important n’est pas la sophistication du fichier, c’est sa capacité à être utilisé tous les jours sans prise de tête.

En résumé : un tableau de suivi de prospection Excel bien construit te donne une vision claire, t’évite les oublis, et t’aide à te concentrer sur ce qui compte vraiment : les actions commerciales concrètes.