Excel Mania

Tableau suivi prospection excel gratuit : comment créer et utiliser un modèle efficace

Nathan
Tableau suivi prospection excel gratuit : comment créer et utiliser un modèle efficace

Tableau suivi prospection excel gratuit : comment créer et utiliser un modèle efficace

Entre deux rendez-vous clients et trois relances téléphoniques, tu te dis peut-être : “Je vais me souvenir de tout, pas besoin de tableau”. Puis, deux semaines plus tard, impossible de te rappeler quand tu as relancé Paul de chez X ou ce que t’avait répondu Sophie de la société Y…

C’est exactement pour ça qu’un tableau de suivi de prospection dans Excel est indispensable. Et bonne nouvelle : pas besoin d’un CRM hors de prix pour bien s’organiser. Un simple fichier Excel bien pensé peut faire une énorme différence.

Dans cet article, on va voir ensemble comment créer un modèle gratuit, efficace, et surtout adapté à ta façon de travailler. L’objectif : transformer ton Excel en véritable tableau de bord de prospection.

Pourquoi un tableau de suivi de prospection sur Excel est indispensable

Avant de rentrer dans la technique, posons le décor : qu’est-ce que ce tableau va réellement t’apporter ?

Un bon fichier de suivi de prospection te permet de :

J’ai vu des freelances, des commerciaux et même des petites équipes passer d’un suivi “au feeling” à un simple tableau Excel structuré. Le résultat ? Moins de stress, plus de clarté, et surtout plus de ventes.

Les informations essentielles à suivre dans ton tableau Excel

Un modèle de suivi de prospection efficace, ce n’est pas un tableau avec 40 colonnes que personne ne remplit. Il vaut mieux commencer simple, avec quelques champs vraiment utiles.

Voici les colonnes de base que je recommande :

Avec ces quelques colonnes, tu couvres déjà 90 % des besoins classiques en prospection. Tu peux bien sûr adapter : par exemple ajouter une colonne “Secteur d’activité” si c’est important pour toi.

Créer ton tableau de suivi de prospection dans Excel : étape par étape

Passons à la pratique. Ouvre un nouveau classeur Excel, on y va ensemble.

Étape 1 : créer la structure

Étape 2 : transformer la plage en tableau Excel

C’est une étape que beaucoup de gens zappent, alors qu’elle change tout.

Tu viens de créer un Tableau structuré. Avantages immédiats :

Étape 3 : standardiser les valeurs de statut

Pour le champ Statut, évite de saisir du texte libre (un jour “en cours”, un autre “En Cours”, un autre “prospect chaud”…). On va imposer une liste déroulante.

Désormais, tu auras une propre liste déroulante pour le statut de chaque prospect. C’est beaucoup plus propre pour les analyses.

Ajouter un peu d’intelligence : formules utiles pour la prospection

Ton tableau peut faire plus que simplement stocker de l’info. Il peut t’aider à décider quoi faire aujourd’hui.

1. Calculer le nombre de jours depuis la dernière action

Ajoute une colonne “Jours depuis dernière action”.

Supposons que :

Dans la cellule correspondante (par exemple, L2), saisis :

=SI([@[Date de la dernière action]]="";"";AUJOURDHUI()-[@[Date de la dernière action]])

Avec un tableau structuré, la formule s’applique automatiquement à toute la colonne.

2. Identifier les relances en retard

Ajoute une colonne “Relance en retard ?” (Oui / Non).

Supposons que :

Tu peux utiliser une formule comme :

=SI(OU([@[Date de la prochaine relance]]="";[@Statut]{"Gagné";"Perdu"});"";SI([@[Date de la prochaine relance]]<AUJOURDHUI();"Oui";"Non"))

Pour éviter les erreurs, on ignore les lignes où la date est vide ou le statut finalisé.

Mettre en forme les priorités avec la mise en forme conditionnelle

C’est ici que ton tableau commence vraiment à devenir un outil opérationnel.

1. Colorer les relances en retard

Tu identifie en un coup d’œil les prospects à relancer en urgence.

2. Visualiser facilement les statuts

Tu peux aussi appliquer une mise en forme conditionnelle sur la colonne Statut, par exemple :

Résultat : ton fichier devient presque un Kanban visuel, directement dans Excel.

Filtrer, trier et prioriser tes actions de prospection

Un bon modèle de suivi, ce n’est pas juste des lignes et des colonnes : c’est surtout ta capacité à faire parler les données.

Quelques filtres utiles au quotidien :

En complément, en triant sur la colonne “Montant potentiel”, tu peux rapidement cibler :

Aller plus loin avec un tableau de bord simple (sans se prendre la tête)

Si tu veux transformer ce simple tableau en mini-CRM, tu peux ajouter un onglet “Tableau de bord” qui se met à jour automatiquement.

Quelques indicateurs faciles à construire :

Avec les tableaux structurés, tu peux utiliser la fonction SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS très simplement. Exemple :

Nombre de deals gagnés :

=NB.SI.ENS(Suivi_prospection[Statut];"Gagné")

Montant total gagné :

=SOMME.SI.ENS(Suivi_prospection[Montant potentiel];Suivi_prospection[Statut];"Gagné")

Tu peux ensuite présenter ces infos avec quelques cellules mises en forme, voire quelques graphiques (un graphique en anneau pour la répartition des statuts, par exemple).

Les erreurs fréquentes à éviter avec un tableau de prospection

Un modèle, aussi bien construit soit-il, ne sert à rien si on tombe dans certains pièges classiques.

Erreur 1 : vouloir tout suivre d’un coup

Tu n’es pas obligé de noter la taille de la boîte mail du prospect ou le nom de son chat. Garde des colonnes utiles à tes décisions commerciales. Trop d’infos tue l’info, et surtout… tu arrêtes de remplir le tableau.

Erreur 2 : ne pas tenir le fichier à jour

Le réflexe doit être simple : à chaque action de prospection, une mise à jour dans Excel. Un appel ? Tu notes. Un rendez-vous fixé ? Tu notes. Un devis envoyé ? Tu notes.

C’est 30 secondes à chaque fois… mais des heures de gagné quand tu dois t’y retrouver.

Erreur 3 : mélanger prospection et clients actifs

Garde une feuille ou un fichier dédié pour la prospection. Une fois le prospect devenu client régulier, soit :

Erreur 4 : ne pas utiliser les filtres et les mises en forme conditionnelles

Un tableau non filtré, c’est comme un agenda sans semaine vue : tu vois tout, mais tu ne priorises rien. Les filtres sont là pour t’aider à décider quoi faire maintenant.

Comment utiliser ce modèle au quotidien pour vendre plus

Un bon fichier de prospection doit s’intégrer dans ta routine, pas devenir une charge mentale supplémentaire.

Idée de routine quotidienne :

C’est cette régularité qui fait la différence. Excel n’est pas magique, mais il t’enlève la charge mentale du “à qui je dois penser aujourd’hui ?”.

Adapter le modèle à ton activité

Chaque business a ses spécificités. Ton fichier doit refléter ta réalité, pas un modèle théorique figé.

Quelques idées d’adaptations :

Tu peux garder le cœur du modèle et simplement ajouter 2 ou 3 colonnes qui font sens pour toi.

Et si tu veux aller encore plus loin…

Excel te permet d’évoluer progressivement :

Mais commence simple. Le plus important n’est pas la sophistication du fichier, c’est sa capacité à être utilisé tous les jours sans prise de tête.

En résumé : un tableau de suivi de prospection Excel bien construit te donne une vision claire, t’évite les oublis, et t’aide à te concentrer sur ce qui compte vraiment : les actions commerciales concrètes.

Quitter la version mobile