Le menu déroulant Excel est un excellent moyen de fiabiliser la saisie dans un tableau. Au lieu de laisser chacun écrire librement « En cours », « en cours » ou «Encours», vous proposez une liste propre et cohérente. Résultat : moins d’erreurs, des filtres plus efficaces et des formules qui fonctionnent comme prévu.

Mais que faire lorsque la liste évolue ? Comment ajouter une option, supprimer une valeur ou modifier la plage utilisée par le menu ? Dans ce guide, nous allons voir comment modifier un menu déroulant Excel, étape par étape, avec plusieurs méthodes et quelques astuces pratiques.

Comprendre le fonctionnement d’un menu déroulant Excel

Dans Excel, un menu déroulant est généralement créé avec la fonctionnalité Validation des données. Une cellule contient alors une petite flèche permettant de choisir une valeur parmi une liste prédéfinie.

Cette liste peut provenir de plusieurs sources :

  • des valeurs saisies directement dans la fenêtre de validation ;
  • d’une plage de cellules située dans la même feuille ;
  • d’une plage située sur une autre feuille ;
  • d’une plage nommée ;
  • d’un tableau Excel qui s’agrandit automatiquement.

Avant de modifier un menu déroulant, il est donc utile d’identifier son origine. La méthode ne sera pas exactement la même selon le cas.

Modifier les options d’un menu déroulant

La méthode la plus classique consiste à modifier directement la source de la validation des données.

Voici les étapes à suivre :

  • Sélectionnez la cellule contenant le menu déroulant.
  • Ouvrez l’onglet Données dans le ruban Excel.
  • Cliquez sur Validation des données.
  • Dans la fenêtre qui s’affiche, restez sur l’onglet Options.
  • Repérez le champ Source.
  • Modifiez la source de la liste, puis cliquez sur OK.

Imaginons que le champ Source contienne :

=$H$2:$H$5

Le menu utilise alors les cellules H2 à H5. Pour inclure une valeur supplémentaire située en H6, remplacez la source par :

=$H$2:$H$6

La nouvelle option sera immédiatement disponible dans le menu déroulant.

Modifier une liste saisie directement dans la source

Il est possible de saisir les options directement dans le champ Source, sans utiliser de plage de cellules. Par exemple :

À faire;En cours;Terminé

Dans ce cas, il suffit de modifier le contenu de ce champ. Vous pouvez par exemple remplacer la liste par :

À faire;En cours;Bloqué;Terminé

Selon les paramètres régionaux de votre Excel, le séparateur peut être le point-virgule ou la virgule. Sur une version française d’Excel, le point-virgule est généralement utilisé.

Cette méthode est rapide pour une liste courte et stable. Elle devient toutefois moins pratique dès que la liste contient beaucoup d’options. Devoir rechercher une longue série de valeurs dans une petite boîte de dialogue n’est pas exactement l’activité la plus réjouissante de la journée.

Ajouter une option à une liste située dans une plage

La méthode la plus confortable consiste à stocker les options dans une colonne dédiée. Par exemple, vous pouvez placer les statuts dans la plage H2:H5 :

  • À faire
  • En cours
  • Bloqué
  • Terminé

Si vous ajoutez « En attente » en H6, vous devrez ensuite élargir la source du menu pour inclure cette cellule. Retournez dans Données > Validation des données, puis remplacez :

=$H$2:$H$5

par :

=$H$2:$H$6

Cette approche permet de modifier facilement les intitulés directement dans la feuille. Attention toutefois : si vous écrivez une nouvelle valeur sous la liste sans modifier la plage de validation, elle ne sera pas proposée dans le menu.

Utiliser un tableau Excel pour une liste qui s’agrandit

Lorsque la liste doit évoluer régulièrement, le tableau Excel est une solution bien plus efficace.

Supposons que vos options se trouvent dans la colonne A d’une feuille appelée Listes. Sélectionnez cette liste, puis utilisez le raccourci Ctrl + T pour la convertir en tableau. Vérifiez que l’option Mon tableau comporte des en-têtes est correctement cochée.

Donnez ensuite un nom clair au tableau depuis l’onglet Création de tableau, par exemple tblStatuts. Si l’en-tête de la colonne s’appelle Statut, les nouvelles lignes ajoutées au tableau seront automatiquement intégrées à celui-ci.

Excel ne permet pas toujours d’utiliser directement une référence structurée comme tblStatuts[Statut] dans le champ de validation. La solution consiste à créer une plage nommée.

  • Ouvrez l’onglet Formules.
  • Cliquez sur Gestionnaire de noms.
  • Sélectionnez Nouveau.
  • Donnez au nom la valeur ListeStatuts.
  • Dans le champ Fait référence à, saisissez =tblStatuts[Statut].
  • Validez avec OK.

Dans la validation des données, saisissez ensuite :

=ListeStatuts

Désormais, lorsque vous ajoutez un statut à la fin du tableau, le menu déroulant se met à jour automatiquement. C’est particulièrement pratique pour un fichier de suivi de projets, de commandes ou de tâches.

Modifier un menu déroulant présent sur plusieurs cellules

Vous souhaitez appliquer la même modification à toute une colonne ? Inutile de modifier chaque cellule une par une.

Sélectionnez toutes les cellules concernées avant d’ouvrir la validation des données. Vous pouvez sélectionner une plage comme B2:B500, une colonne entière ou plusieurs zones en maintenant la touche Ctrl.

Après modification de la source, Excel appliquera généralement la nouvelle règle à l’ensemble de la sélection.

Autre possibilité : copiez une cellule contenant la bonne validation, puis utilisez Collage spécial > Validation sur les cellules cibles. Cette option permet de transférer uniquement la règle du menu déroulant, sans écraser les valeurs, les couleurs ou la mise en forme déjà présentes.

Modifier le message d’erreur du menu

La validation des données ne sert pas uniquement à afficher une liste. Elle peut également empêcher la saisie de valeurs non autorisées.

Dans la fenêtre Validation des données, ouvrez l’onglet Alerte d’erreur. Vous pouvez personnaliser :

  • le style de l’alerte ;
  • le titre du message ;
  • le texte affiché lorsque la valeur saisie n’est pas autorisée.

Par exemple, au lieu du message générique d’Excel, vous pouvez afficher :

Titre : Statut inconnu

Message : Sélectionnez une valeur dans la liste proposée.

Le style Arrêt bloque les valeurs qui ne figurent pas dans la liste. Le style Avertissement laisse l’utilisateur confirmer son choix. Enfin, le style Information affiche un simple rappel.

Pour un fichier partagé avec plusieurs personnes, le style Arrêt est souvent préférable. Il évite qu’une petite saisie manuelle ne perturbe un tableau de bord ou une formule de recherche.

Supprimer une option d’un menu déroulant

Pour retirer une valeur, deux situations sont possibles.

Si les options sont écrites directement dans le champ Source, ouvrez la validation des données et supprimez simplement l’élément concerné.

Si la liste repose sur une plage, supprimez la valeur dans la cellule source. Par exemple, si « Bloqué » se trouve en H4, effacez le contenu de H4.

Attention : cette suppression ne retire pas automatiquement la valeur des cellules qui l’utilisaient déjà. Les cellules existantes peuvent continuer à afficher « Bloqué », même si cette option n’est plus disponible dans le menu.

Pour nettoyer ces anciennes valeurs, vous pouvez utiliser la fonction Rechercher et remplacer ou filtrer la colonne concernée afin de les repérer rapidement.

Modifier une liste déroulante sur une autre feuille

Excel peut afficher une difficulté lorsque la source se trouve sur une autre feuille. Une référence directe telle que :

=Listes!$A$2:$A$10

n’est pas toujours acceptée directement dans la validation des données. Dans ce cas, utilisez une plage nommée.

Depuis Formules > Gestionnaire de noms > Nouveau, créez par exemple le nom ListeClients et indiquez :

=Listes!$A$2:$A$10

Dans la source du menu déroulant, saisissez ensuite :

=ListeClients

Cette technique présente un autre avantage : la feuille contenant les listes peut être masquée pour alléger la présentation du fichier, tout en continuant à alimenter les menus.

Créer un menu déroulant dépendant

Un menu déroulant dépendant adapte ses options selon le choix effectué dans un premier menu. Par exemple, le premier menu propose un pays et le second affiche uniquement les villes correspondant à ce pays.

Pour mettre en place ce système, il faut généralement :

  • préparer les listes sources ;
  • attribuer un nom à chaque liste ;
  • créer le premier menu déroulant ;
  • utiliser la fonction INDIRECT pour appeler la liste correspondant au premier choix.

Supposons que la cellule B2 contienne le pays sélectionné et que les plages nommées s’appellent France, Belgique et Suisse. Dans la source du second menu, vous pouvez utiliser :

=INDIRECT(B2)

Si B2 contient « France », Excel utilisera la plage nommée France. Cette méthode est très pratique, mais les noms de plages doivent respecter les règles d’Excel : pas d’espace, pas de caractères problématiques et pas de nom identique à une référence de cellule.

Que faire si la flèche du menu a disparu ?

Si la liste semble avoir disparu, commencez par sélectionner la cellule et ouvrez Données > Validation des données. Vérifiez que l’option Liste est sélectionnée dans le champ Autoriser et que la case Liste déroulante dans la cellule est cochée.

Contrôlez également la source. Une plage vide, un nom supprimé ou une référence incorrecte peut empêcher l’affichage des options.

Il arrive aussi qu’une cellule ait été remplacée par un simple copier-coller provenant d’une autre zone. Dans ce cas, la validation d’origine peut avoir été écrasée. Copiez une cellule correcte et utilisez Collage spécial > Validation pour restaurer rapidement la règle.

Quelques bonnes pratiques pour des menus fiables

  • Placez les listes sources dans une feuille dédiée, comme « Paramètres » ou « Listes ».
  • Utilisez des intitulés courts et explicites.
  • Évitez les doublons et les espaces invisibles en début ou en fin de texte.
  • Préférez les tableaux Excel pour les listes qui évoluent.
  • Utilisez des noms de plages faciles à comprendre.
  • Personnalisez le message d’erreur pour guider les utilisateurs.
  • Testez le menu après chaque modification.

Un espace invisible peut suffire à créer deux valeurs différentes pour Excel. « Terminé » et « Terminé » peuvent sembler identiques à l’œil, mais une formule ou un filtre peut les traiter différemment si l’une des cellules contient un caractère supplémentaire.

Une modification simple, mais un vrai gain de fiabilité

Modifier un menu déroulant Excel ne demande que quelques clics, à condition de savoir où se trouve sa source. Pour une liste ponctuelle, la modification directe dans la validation des données suffit. Pour un fichier amené à évoluer, une plage nommée ou un tableau Excel sera beaucoup plus confortable.

En prenant quelques minutes pour organiser correctement vos listes, vous rendez vos tableaux plus propres, plus faciles à utiliser et bien plus résistants aux erreurs de saisie. Et lorsque votre fichier commence à être utilisé par toute l’équipe, ce petit menu déroulant peut rapidement devenir votre meilleur allié.