Pourquoi apprendre les bases d’Excel est un super investissement

Avant de plonger dans les menus, les formules et les cellules, arrêtons-nous une seconde. Pourquoi est-ce que tout le monde parle d’Excel comme d’un outil « essentiel » ? C’est simple : qu’on soit étudiant, entrepreneur, salarié, artisan ou data analyst en devenir, savoir utiliser Excel revient à posséder un couteau suisse numérique.

Manipuler des données, suivre un budget, créer des plannings ou automatiser des tâches fastidieuses – tout cela devient possible quand on maîtrise les bases. Et la bonne nouvelle, c’est que ces bases sont plus accessibles qu’on ne le croit.

L’interface d’Excel : faire connaissance avec son terrain de jeu

Lorsqu’on ouvre Excel pour la première fois, on peut être tenté de refermer illico. Des colonnes, des lignes, des boutons partout… un vrai tableau de bord d’avion. Rassurez-vous, on va prendre l’avion ensemble, et en douceur.

  • Les cellules : elles sont au cœur d’Excel. Une cellule, c’est l’intersection d’une ligne (repérée par un chiffre) et d’une colonne (identifiée par une lettre). La cellule A1 ? C’est la première en haut à gauche, souvent le point de départ des grandes aventures Excel.
  • La barre de formule : située juste au-dessus de la feuille, elle affiche le contenu ou la formule d’une cellule sélectionnée. C’est ici que la « magie » opère.
  • Les rubans : ces onglets (Accueil, Insertion, Formules, etc.) rassemblent les principaux outils classés par catégorie. Un peu comme le tiroir à ustensiles d’une cuisine.
  • Feuilles de calcul : vous pouvez avoir plusieurs feuilles dans un même classeur Excel. Très pratique pour organiser vos données ou séparer les tâches.

Astuce : appuyez sur Ctrl + flèche directionnelle pour naviguer rapidement dans des tableaux un peu longs. Un vrai gain de temps !

Comprendre les types de données dans Excel

Excel n’est pas qu’un tableau vierge : il réagit différemment selon ce que vous y saisissez. Il est donc crucial de comprendre les types de données de base :

  • Texte : tout ce qui ne commence pas par un chiffre est considéré comme du texte (ex. : Nom, Produit, Catégorie).
  • Nombre : Excel sait faire des calculs avec, tant qu’ils sont bien formatés.
  • Date/Heure : attention à bien utiliser un format que le logiciel peut comprendre, comme 17/05/2024.
  • Booléen : ce sont des valeurs VRAI ou FAUX. Très pratiques en combinaison avec des formules conditionnelles.

Anecdote : une erreur fréquente chez les débutants ? Écrire “15-10” et voir Excel le transformer en date ! Le programme tente souvent « d’interpréter » vos données, parfois à votre insu. Ne vous en faites pas, ça s’apprivoise 😄

Les formules de base à connaître absolument

Avec quelques formules bien placées, vous pouvez transformer vos feuilles en véritables tableaux de bord. Voici celles que je recommande absolument d’apprendre dès le départ :

  • =SOMME(A1:A10) : additionne toutes les valeurs de A1 à A10.
  • =MOYENNE(B1:B10) : calcule la moyenne des données dans la colonne B.
  • =NB(A1:A100) : compte le nombre de cellules non vides.
  • =SI(C1>100; « OK »; « À revoir ») : première introduction à la logique conditionnelle.

Petit conseil : les formules commencent toujours par le signe égal =. Oubliez ce détail, et Excel pensera que vous tapez du texte banal.

Se repérer dans les références des cellules

Parlons maintenant d’un concept un peu nébuleux au début… mais indispensable : les références relatives, absolues et mixtes.

  • Référence relative (A1) : si vous copiez une formule vers le bas, elle s’adapte automatiquement. Hyper pratique pour appliquer une opération sur toute une colonne.
  • Référence absolue ($A$1) : en fixant colonne et ligne avec le signe dollar, votre formule gardera le même point d’ancrage, où qu’elle soit copiée.
  • Référence mixte (A$1 ou $A1) : fige soit la ligne, soit la colonne. Utile dans des cas précis – vous verrez ça en modélisant des calculs plus avancés.

Encore du flou ? Visualisez ceci : vous avez une recette de cuisine et vous la recopiez sur des feuilles différentes pour des invités variés. La référence relative, c’est adapter les proportions ; la référence absolue, c’est garder la même température du four quel que soit le gâteau 🍰

Les filtres et tris : l’art de dompter les données

Une feuille avec 500 lignes ? Pas de panique. Grâce aux filtres et tris, on devient vite un.e pro de la recherche d’information :

  • Trier : classez votre tableau en ordre croissant ou décroissant. Exemple : classez vos ventes de la plus faible à la plus élevée.
  • Filtres : affichez uniquement les lignes qui répondent à un critère. Exemple : voir uniquement les commandes passées en mai.

Pour activer les filtres, cliquez simplement dans votre tableau, puis sur “Filtrer” depuis le menu Accueil > Trier et filtrer. Vous verrez apparaître de petites flèches à côté de chaque intitulé de colonne.

Les tableaux : un levier de productivité (trop) sous-estimé

Transformer une plage de données en tableau formel (via “Insertion > Tableau”) présente de nombreux avantages :

  • Vos données sont dynamiques et s’adaptent automatiquement lorsque vous y ajoutez des lignes.
  • Les filtres sont directement intégrés.
  • Les formules deviennent plus lisibles avec des noms de colonnes au lieu de références de cellules classiques (ex. : =SOMME(Tableau1[Montant])).

Conseil d’ami : donnez toujours un nom explicite à vos tableaux via l’onglet “Création” → “Nom du tableau”. Évitez de garder “Tableau1”, qui sera vite flou si vous en avez plusieurs.

Les bons réflexes à adopter dès le départ

Comme dans toute activité, prendre de bonnes habitudes dès le début facilite tout le reste. Voici quelques réflexes qu’on ne regrette jamais :

  • Sauvegardez régulièrement (pas que pour faire plaisir à votre service informatique).
  • Utilisez les raccourcis clavier. Ctrl + Z (annuler) et Ctrl + S (sauvegarder) deviendront vos meilleurs alliés.
  • Formatez les cellules pour éviter les incohérences (bouton “Format des cellules” via clic droit).
  • Faites des tests : créez une copie de votre fichier pour expérimenter sans crainte.

Aller plus loin, pas à pas

On ne devient pas champion du monde d’Excel en une nuit. Et c’est tant mieux : chaque nouvelle compétence débloque des cas d’usage concrets dans votre quotidien, pro ou perso.

Une fois à l’aise avec les bases, voici ce que vous pourrez explorer :

  • Les fonctions avancées comme RECHERCHEV, INDEX, EQUIV ou SI.CONDITIONS
  • La mise en forme conditionnelle pour une meilleure visualisation
  • Les graphiques pour raconter des données visuellement
  • Le VBA si l’automatisation vous tente (Nathan vous prépare toujours des pépites sur ce sujet 😉)

Rappelez-vous qu’Excel est un compagnon : plus vous interagissez avec lui, plus il vous dévoile ses secrets. Chaque problème du quotidien peut se traduire en ajustement Excel. Un peu comme un vieux copain un peu rigide au début… mais qui finit par vous faire gagner un temps fou !

Alors, prêt(e) à manipuler les cellules comme un chef ? Si vous avez des questions ou un déclic à partager, les commentaires sont là pour ça — cet espace est un collectif d’apprentis et de passionnés, exactement comme vous.