Pourquoi créer un CRM avec Excel ?

Quand on pense « CRM », on imagine souvent des solutions cloud complexes, coûteuses et parfois surdimensionnées pour les besoins réels d’une petite entreprise ou d’un indépendant. Pourtant, Excel, avec sa souplesse et sa puissance, peut faire des merveilles. Oui, vous avez bien lu : un CRM 100 % fonctionnel, entièrement construit sous Excel, c’est possible. Et ce n’est pas si sorcier !

Excel permet de centraliser des données, d’automatiser certaines tâches grâce aux formules et au VBA, et surtout, d’avoir un contrôle total sur son fichier. Pour ceux qui aiment garder la main sur leurs outils (et qui, comme moi, frissonnent à l’idée de payer un abonnement mensuel à vie), c’est une solution à considérer sérieusement.

À quoi sert un cahier des charges CRM ?

Avant de plonger les mains dans les cellules et les tableaux croisés dynamiques, il y a une étape incontournable : la rédaction d’un cahier des charges. Ce document va vous servir de boussole pendant toute la construction de votre CRM dans Excel.

Un bon cahier des charges vous aide à :

  • Identifier les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin
  • Anticiper les interactions entre les données
  • Prévoir une expérience utilisateur fluide (oui, même sur un tableur !)
  • Limiter les erreurs de conception qui coûtent du temps et de l’énergie

Et surtout, cela évite de se retrouver, trois semaines après avoir commencé, avec 12 onglets, 400 lignes de VBA et la désagréable impression d’avoir construit une usine à gaz.

Les éléments clés à intégrer dans votre cahier des charges CRM

Un cahier des charges n’a pas besoin d’être un pavé de 40 pages. Ce qui compte, c’est qu’il soit clair, réfléchi, et qu’il couvre tous les besoins essentiels. Voici les sections que je conseille toujours d’inclure :

Présentation générale du projet

Posez les bases. Qui êtes-vous ? Pourquoi avez-vous besoin d’un CRM ? Quels sont vos objectifs à court et à long terme ?

Par exemple :

“Je suis consultant indépendant en marketing digital. Je veux un CRM simple pour suivre mes prospects, mes clients actifs, et mes prestations réalisées (ou à venir). Je souhaite aussi pouvoir envoyer des devis depuis ce document.”

Le fait de poser cette intention va vous aider à garder un cap tout au long du projet, et à ne pas vous laisser embarquer dans la sur-personnalisation inutile.

Liste des fonctionnalités essentielles

Voici quelques fonctionnalités classiques que l’on retrouve dans les CRM créés via Excel :

  • Fichier client (nom, entreprise, coordonnées, etc.)
  • Suivi des interactions (appels, mails, rendez-vous, etc.)
  • Gestion des opportunités commerciales ou des projets
  • Statut des leads (Nouveau, En cours, Gagné, Perdu…)
  • Suivi de devis et de factures
  • Tableau de bord ou reporting (via tableaux croisés dynamiques, graphiques, KPI)

Gardez en tête : mieux vaut bien faire 5 fonctionnalités utiles, que 15 mal pensées. Votre CRM n’a pas besoin d’un GPS ou d’un distributeur de café.

Structure de données

C’est là que les choses se corsent (un peu), mais c’est aussi la partie la plus fun pour les fans de structuration (vous voyez ce regard dans vos yeux ? Oui, c’est normal 🔍).

Identifiez les jeux de données qui vont composer votre fichier. En règle générale, vous aurez besoin :

  • d’une table « Clients »
  • d’une table « Interactions » (reliée aux clients par un ID)
  • d’une table « Opportunités »
  • éventuellement d’une table « Produits/Services » si vous vendez plusieurs offres

Utilisez des tableaux structurés dans Excel (Ctrl + T) pour chaque jeu de données : cela facilite la gestion des formules, les liaisons entre feuilles, et c’est indispensable pour les TCD ou Power Query.

Modèle de navigation

Un bon CRM dans Excel, ce n’est pas juste une collection de feuilles : c’est une navigation intelligente. Prévoyez :

  • Une page d’accueil (“Dashboard”) avec des liens cliquables vers les autres sections
  • Des boutons VBA (ou des formules HYPERLINK) pour ouvrir ou filtrer les fiches clients
  • Éventuellement un menu vertical fixe (via une colonne dédiée ou des slicers)

Petite astuce : ajoutez un bouton “Retour à l’accueil” dans chaque feuille. Croyez-moi, après 50 clics, on dit merci à son soi du passé 👏.

Planification du développement

Divisez les grandes étapes de votre projet en “sprints” (même en solo, cette méthode agile fonctionne à merveille). Voici un exemple de découpage :

  • Semaine 1 : élaboration du cahier des charges 📑
  • Semaine 2 : création des jeux de données 🎯
  • Semaine 3 : liaison des tableaux, premières formules 🔗
  • Semaine 4 : interface utilisateur et navigation 🧭
  • Semaine 5 : tests, corrections, et mise en production ✅

Prévoyez aussi une période de test utilisateur (même si l’utilisateur, c’est vous-même). N’hésitez pas à tester avec un collègue ou ami : vous seriez surpris de voir ce qui bloque pour d’autres alors que tout semblait limpide dans votre tête.

Cas pratique : le CRM de Julie, formatrice en langues

Pour illustrer, je vais vous parler de Julie, une lectrice fidèle du blog (👋 si tu passes par là !). Julie est formatrice en anglais freelance. Elle voulait suivre :

  • Ses élèves individuellement
  • Leur niveau et objectifs
  • Les dates de séance
  • Le nombre d’heures restantes

Elle a donc créé, avec un simple fichier Excel :

  • Une feuille “Apprenants” avec les infos clés
  • Une feuille “Séances” avec la date, l’heure, les notes
  • Un Dashboard qui l’alerte si un élève n’a pas eu de séance depuis 15 jours

Son cahier des charges tenait sur deux pages A4 et l’ensemble du fichier a été réalisé en 5 jours (dont 2 à tester des macros). Résultat ? Plus de stress. Elle sait exactement où elle en est, et son fichier est aussi simple qu’efficace 💪.

Quel niveau Excel pour créer un CRM ?

Bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’être un expert VBA ou un magicien des TCD. Voici les compétences que je recommande :

  • Bonne maîtrise des formules de base : RECHERCHEV, INDEX, EQUIV, SI, NB.SI.ENS
  • Maîtrise des tableaux structurés
  • Connaissance simple des mises en forme conditionnelles
  • Notions de TCD (pour le reporting)
  • (Optionnel) quelques bases en VBA pour automatiser des clics ou exporter un PDF de devis

Et si ce n’est pas encore le cas ? Ce blog regorge de tutos pour se former sans douleur (pensez à explorer les catégories “Fonctions”, “Modèles” et “VBA” 😉).

Quel design pour votre CRM ?

Excel, ce n’est pas toujours sexy… Pourtant, un bon template peut faire toute la différence. Utilisez :

  • Des couleurs sobres et hiérarchisées (par exemple : bleu pour les titres, gris clair pour les séparateurs, vert pour les statuts “OK”)
  • Des icônes ou emojis dans les en-têtes pour fluidifier la lecture 💬, 📅, 📈
  • Des champs verrouillés pour éviter les maladresses de saisie

Pensez à tester sur différents appareils : même si Excel ne brille pas par son adaptabilité mobile, certains utilisateurs consultent leur fichier depuis Teams ou OneDrive.

Prêt à créer VOTRE CRM ?

Créer un CRM dans Excel, c’est un projet à la fois technique et très personnel. Chaque entreprise, chaque métier a ses besoins spécifiques. Mais avec un bon cahier des charges, vous mettez toutes les chances de votre côté pour bâtir un outil robuste, utile… et surtout, que vous aurez plaisir à utiliser.

Et n’oubliez pas : le plus simple, c’est souvent le plus puissant. Commencez petit. Testez. Simplifiez. Affinez. Et surtout, amusez-vous dans Excel 🎯.

Besoin d’un modèle de cahier des charges CRM prêt à remplir ? Je travaille actuellement sur un template dédié — dites-moi en commentaire si cela vous intéresse !