Un projet peut vite devenir difficile à suivre : plusieurs tâches, des échéances qui bougent, des responsables différents et une réunion hebdomadaire où chacun cherche la dernière version du fichier. Bonne nouvelle : Excel suffit souvent à remettre de l’ordre dans tout cela.

Avec quelques colonnes bien pensées, des formules simples et une mise en forme claire, vous pouvez créer un véritable tableau de bord de gestion de projet. L’objectif n’est pas de construire une usine à gaz, mais d’obtenir une vision immédiate de l’avancement, des retards et des prochaines actions.

Dans ce tutoriel, nous allons créer un outil pratique, adaptable à un projet marketing, informatique, événementiel ou même à l’organisation de travaux à la maison. Parce que oui, Excel peut aussi vous aider à savoir qui devait repeindre le couloir.

Les éléments indispensables d’un tableau de bord de projet

Avant d’ouvrir Excel, commencez par définir les informations réellement utiles. Un bon tableau de bord ne doit pas tout afficher : il doit faire ressortir ce qui mérite votre attention.

Pour suivre efficacement un projet, votre tableau pourra contenir les colonnes suivantes :

  • ID : un numéro unique pour chaque tâche ;
  • Tâche : la description de l’action à réaliser ;
  • Responsable : la personne en charge ;
  • Date de début : le lancement prévu de la tâche ;
  • Date de fin : la date limite ;
  • Statut : À faire, En cours, Terminé ou Bloqué ;
  • Priorité : Basse, Normale, Haute ou Critique ;
  • Avancement : un pourcentage entre 0 % et 100 % ;
  • Jours restants : le temps disponible avant l’échéance ;
  • Commentaires : les informations complémentaires.

Cette structure offre déjà une vue très complète. Elle permet de répondre rapidement à plusieurs questions : quelles sont les tâches en retard ? Qui doit agir ? Le projet avance-t-il au rythme prévu ? Quelles actions sont bloquées ?

Créer la base de données du projet

Commencez par saisir vos données dans une feuille nommée Suivi. Placez les en-têtes sur la première ligne, puis sélectionnez l’ensemble de la zone avant d’utiliser le raccourci Ctrl + T.

Excel transforme alors votre plage en tableau structuré. Cochez l’option indiquant que votre tableau comporte des en-têtes, puis donnez-lui un nom explicite dans l’onglet de conception, par exemple tblProjet.

Pourquoi utiliser un tableau Excel plutôt qu’une simple plage de cellules ? Parce qu’il s’adapte automatiquement lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche. Les formules, la mise en forme et les filtres suivent le mouvement. C’est un petit détail qui évite beaucoup de manipulations répétitives.

Votre tableau peut commencer ainsi :

  • Conception de la maquette | Alice | 02/09/2025 | 06/09/2025 | Terminé | Haute | 100 %
  • Validation client | Marc | 07/09/2025 | 10/09/2025 | En cours | Haute | 60 %
  • Développement de la page | Sarah | 11/09/2025 | 20/09/2025 | À faire | Normale | 0 %
  • Tests et corrections | Julien | 21/09/2025 | 25/09/2025 | À faire | Critique | 0 %

Pour les colonnes Statut et Priorité, utilisez une liste déroulante. Sélectionnez la colonne, ouvrez Données > Validation des données, choisissez Liste, puis saisissez les valeurs autorisées.

Pour le statut, vous pouvez utiliser :

  • À faire
  • En cours
  • Terminé
  • Bloqué

La liste déroulante limite les erreurs de saisie. Sans elle, vous risquez de vous retrouver avec « En cours », « En-cours », « en cours » et « EN COURS ». Pour Excel, ce sont potentiellement quatre valeurs différentes. Il aime la précision, parfois un peu trop.

Calculer automatiquement les jours restants

La colonne Jours restants permet de repérer immédiatement les tâches qui approchent de leur échéance. Dans un tableau nommé tblProjet, ajoutez la formule suivante :

=SI([@Statut]="Terminé";0;[@[Date de fin]]-AUJOURDHUI())

Cette formule renvoie le nombre de jours entre la date du jour et la date de fin. Une tâche terminée affiche 0, même si sa date d’échéance est dépassée.

Si vous souhaitez afficher un texte plus explicite, utilisez plutôt :

=SI([@Statut]="Terminé";"Terminé";SI([@[Date de fin]]<AUJOURDHUI();"En retard";[@[Date de fin]]-AUJOURDHUI()&" jour(s)"))

Vous obtenez alors des résultats comme « Terminé », « En retard » ou « 4 jour(s) ». Pour éviter le singulier maladroit, vous pouvez aussi conserver uniquement le nombre et personnaliser l’affichage avec un format de cellule.

Attention : la fonction AUJOURDHUI() se met à jour chaque jour. C’est exactement ce que l’on attend d’un suivi de projet, mais cela signifie que vos résultats évolueront automatiquement à l’ouverture du fichier.

Identifier les tâches en retard

Une tâche est généralement considérée comme en retard lorsque sa date de fin est dépassée et que son statut n’est pas « Terminé ». Vous pouvez ajouter une colonne nommée Alerte avec cette formule :

=SI(ET([@[Date de fin]]<AUJOURDHUI();[@Statut]<>"Terminé");"En retard";"")

La fonction ET vérifie deux conditions : la date est dépassée et la tâche n’est pas terminée. Si les deux conditions sont vraies, Excel affiche « En retard ».

Une autre approche consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle. Sélectionnez les lignes du tableau, puis choisissez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle. Utilisez une formule comme celle-ci :

=ET($D2<AUJOURDHUI();$F2<>"Terminé")

Adaptez les lettres de colonnes à votre propre tableau. Appliquez ensuite un remplissage rouge clair et une police sombre. Les tâches en retard deviennent visibles en un coup d’œil, sans avoir à lire chaque ligne.

Vous pouvez également appliquer des couleurs différentes au statut :

  • Vert pour les tâches terminées ;
  • Orange pour les tâches en cours ;
  • Gris pour les tâches à faire ;
  • Rouge pour les tâches bloquées ou en retard.

Suivre l’avancement global du projet

Le pourcentage d’avancement est utile, mais il faut ensuite le résumer. Sur une feuille nommée Tableau de bord, créez quelques indicateurs clés.

Pour calculer l’avancement moyen des tâches, utilisez :

=MOYENNE(tblProjet[Avancement])

Si certaines tâches sont beaucoup plus importantes que d’autres, une moyenne simple peut être trompeuse. Une tâche de deux heures ne devrait pas forcément peser autant qu’une tâche de cinq jours. Dans ce cas, ajoutez une colonne Poids ou Charge prévue, puis calculez une moyenne pondérée :

=SOMMEPROD(tblProjet[Avancement];tblProjet[Charge prévue])/SOMME(tblProjet[Charge prévue])

Cette formule donne davantage d’importance aux tâches qui représentent une charge de travail élevée.

Pour connaître le nombre total de tâches :

=NBVAL(tblProjet[Tâche])

Pour compter les tâches terminées :

=NB.SI(tblProjet[Statut];"Terminé")

Pour calculer le taux de tâches terminées :

=NB.SI(tblProjet[Statut];"Terminé")/NBVAL(tblProjet[Tâche])

Formatez cette dernière cellule en pourcentage. Vous pouvez ensuite la mettre en évidence avec une grande police ou une icône. Un indicateur simple est souvent plus parlant qu’un graphique compliqué.

Construire une feuille Tableau de bord

La feuille de suivi contient le détail. La feuille Tableau de bord doit, elle, présenter une synthèse lisible en quelques secondes.

Commencez par créer quatre blocs :

  • Total des tâches ;
  • Tâches terminées ;
  • Tâches en cours ;
  • Tâches en retard.

Pour compter les tâches en cours :

=NB.SI(tblProjet[Statut];"En cours")

Pour compter les tâches en retard, si vous avez créé la colonne Alerte :

=NB.SI(tblProjet[Alerte];"En retard")

Vous pouvez compléter cette synthèse avec un graphique en anneau affichant la répartition des statuts. Pour cela, créez une petite zone avec les quatre statuts et leurs nombres, puis sélectionnez-la avant d’aller dans Insertion > Graphique en anneau.

Un graphique en barres peut également afficher le nombre de tâches par responsable. Il permet de repérer une charge déséquilibrée. Si une personne possède quinze tâches tandis qu’une autre n’en a qu’une, le graphique aura probablement quelque chose à vous dire.

Ajouter une barre de progression

Pour afficher visuellement l’avancement de chaque tâche, sélectionnez la colonne Avancement, puis choisissez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Barres de données.

Excel ajoute une barre proportionnelle à la valeur de la cellule. Une tâche à 25 % affiche une barre courte, tandis qu’une tâche à 90 % affiche une barre presque complète.

Pour l’avancement global, vous pouvez créer une barre similaire dans le tableau de bord. Placez la formule de moyenne dans une cellule, appliquez un format en pourcentage, puis ajoutez une barre de données. Le résultat est simple, visuel et immédiatement compréhensible.

Si vous préférez une présentation plus personnalisée, utilisez deux cellules : l’une contenant l’avancement réalisé, l’autre le pourcentage restant. Créez ensuite un graphique en barres empilées à 100 %. Supprimez les axes et les légendes inutiles afin d’obtenir une véritable jauge horizontale.

Filtrer les informations importantes

Les filtres du tableau Excel sont indispensables au quotidien. En quelques clics, vous pouvez afficher uniquement :

  • Les tâches attribuées à un responsable ;
  • Les tâches à haute priorité ;
  • Les actions prévues cette semaine ;
  • Les tâches actuellement bloquées ;
  • Les éléments dont l’échéance est dépassée.

Pour aller plus loin, utilisez les segments. Cliquez dans le tableau, ouvrez Création de tableau > Insérer un segment, puis sélectionnez Responsable, Statut ou Priorité. Les segments ajoutent des boutons visuels qui rendent le filtrage plus agréable, notamment sur un tableau de bord destiné à être présenté en réunion.

Les tableaux croisés dynamiques sont également très pratiques pour analyser le projet. Vous pouvez créer un résumé du nombre de tâches par statut et par responsable sans écrire une seule formule. Ajoutez ensuite un graphique croisé dynamique pour obtenir une vue plus visuelle.

Gérer les échéances de la semaine

Une vue utile consiste à afficher les tâches dont l’échéance tombe dans les sept prochains jours. Ajoutez une colonne À surveiller avec la formule suivante :

=SI(ET([@[Date de fin]]>=AUJOURDHUI();[@[Date de fin]]<=AUJOURDHUI()+7;[@Statut]<>"Terminé");"Cette semaine";"")

Vous pourrez ensuite filtrer cette colonne sur « Cette semaine ». Cette vue est particulièrement efficace lors d’un point d’équipe : chacun sait quelles actions doivent avancer rapidement.

Pour éviter les dates incohérentes, ajoutez aussi une règle qui signale les tâches dont la date de fin est antérieure à la date de début :

=[@[Date de fin]]<[@[Date de début]]

Une mise en forme rouge attirera votre attention sur cette erreur de saisie avant qu’elle ne perturbe le planning.

Organiser le fichier pour qu’il reste fiable

Un tableau de bord utile doit rester simple à maintenir. Séparez idéalement votre classeur en trois feuilles :

  • Paramètres : les listes utilisées dans les menus déroulants ;
  • Suivi : le tableau contenant toutes les tâches ;
  • Tableau de bord : les indicateurs et graphiques.

Évitez de saisir manuellement les mêmes informations à plusieurs endroits. Le responsable ou le statut doit être modifié dans le tableau de suivi, puis récupéré automatiquement dans les indicateurs.

Protégez également les cellules contenant des formules. Sélectionnez les cellules de saisie, déverrouillez-les dans le format de cellule, puis protégez la feuille. Les utilisateurs pourront modifier les tâches sans effacer accidentellement les calculs.

Enfin, ajoutez une date de dernière mise à jour dans le tableau de bord. Une cellule contenant =AUJOURDHUI() indique la date du jour, mais vous pouvez aussi prévoir une date saisie manuellement si vous souhaitez savoir quand les données ont réellement été vérifiées.

Les erreurs à éviter

Le premier piège consiste à multiplier les couleurs. Si chaque ligne possède une couleur différente, plus rien ne ressort. Utilisez une palette limitée : une couleur pour les éléments positifs, une pour les alertes et une pour les informations neutres.

Le deuxième piège est de créer trop de colonnes. Une information qui n’est jamais consultée alourdit le tableau et décourage les utilisateurs. Commencez avec l’essentiel, puis ajoutez des éléments uniquement s’ils répondent à un besoin concret.

Enfin, ne confondez pas avancement et temps écoulé. Un projet peut être à 80 % du calendrier alors que seulement 50 % du travail est terminé. En comparant les dates prévues, l’avancement et les tâches restantes, vous obtiendrez une vision beaucoup plus réaliste.

Avec cette structure, Excel devient un outil de pilotage accessible, souple et suffisamment puissant pour la plupart des projets courants. Vous disposez d’un suivi détaillé, d’alertes automatiques et d’une synthèse claire pour prendre les bonnes décisions au bon moment.