Pourquoi importer un fichier CSV dans Excel peut vite tourner au cauchemar ?

Vous êtes en train d’ouvrir un fichier au format .csv pensant qu’Excel va correctement tout trier pour vous… et là, c’est le drame. Des virgules qui deviennent des points, des colonnes soudées, un champ date qui se transforme en une série de chiffres barbares. Bref, le fichier importé n’a plus rien à voir avec ce que vous avez reçu.

Mais rassurez-vous, on a tous connu ça. Et bonne nouvelle : bien importer un fichier CSV dans Excel, c’est possible. Il suffit d’emprunter le bon chemin dès le départ.

Comprendre ce qu’est un fichier CSV (et pourquoi Excel peut s’embrouiller)

Commençons par le début. Un fichier CSV (Comma-Separated Values) contient des données séparées par des virgules, des points-virgules, ou même des tabulations, selon la langue et le logiciel utilisé pour le générer. Contrairement à ce qu’on pourrait croire, il ne s’agit pas d’un format universel strictement codifié. C’est là que les ennuis commencent.

Excel, en bon logiciel multilingue, interprète parfois les délimiteurs… à sa façon. Par exemple, dans un fichier français, on utilise souvent le point-virgule (“;”) car la virgule est réservée à la séparation des décimales. Mais si Excel est paramétré pour la langue anglaise, il attendra plutôt une virgule pour séparer les colonnes. Résultat ? Tout est collé dans une seule cellule.

La méthode à éviter : double-clic sur le fichier .csv

C’est LE réflexe le plus courant… et pourtant, ce n’est pas le bon. Quand vous double-cliquez sur un fichier CSV, Excel l’ouvre directement avec ses paramètres régionaux par défaut. Il n’a alors aucune idée du séparateur utilisé dans votre fichier.

Donc, sauf si vous avez la chance que vos paramètres Excel soient parfaitement alignés avec ceux du fichier (comme une éclipse solaire alignée avec votre horoscope), vous allez au-devant des erreurs d’importation.

La bonne méthode : utiliser l’outil “Données > À partir du texte/CSV”

Heureusement, Excel propose un outil dédié pour ce genre de fichiers. Voici la bonne façon de faire :

  • Ouvrez un classeur Excel vierge (ou l’endroit où vous voulez importer vos données).
  • Allez dans l’onglet “Données”.
  • Cliquez sur “À partir du texte/CSV”.
  • Sélectionnez votre fichier .csv.
  • Dans la fenêtre d’aperçu, Excel prévisualise les résultats et détecte (en général) le séparateur automatique. Sinon, sélectionnez manuellement le bon : point-virgule, virgule, tabulation, etc.
  • Cliquez ensuite sur “Charger” ou “Transformer les données” si vous souhaitez nettoyer ou ajuster certains détails.

Et voilà ! En 6 clics, vous avez évité une prise de tête format XXL. Bonus : Excel ne touche pas à vos formats de date ou aux valeurs numériques. Pas de conversion surprise ici.

Petite astuce : passer par Power Query pour plus de contrôle

Si vous cochez l’option “Transformer les données” à l’étape d’importation, vous entrez dans l’univers de Power Query, un outil magique pour manipuler et nettoyer vos données.

Power Query vous permet de :

  • Renommer, supprimer ou déplacer des colonnes
  • Modifier les types de données (Texte, Date, Nombre entier…)
  • Filtrer ou trier les données dès l’import
  • Appliquer des actions réutilisables : une fois configurée, l’importation pourra être actualisée automatiquement avec les nouveaux fichiers similaires

Si vous avez des fichiers CSV récurrents envoyés par un collègue (celui qui ne connaît pas les bases d’un vrai séparateur), Power Query est un excellent moyen de régulariser tout ça sans y passer vos matinées.

Gérer les dates et les formats délicats

Alors là, c’est du vécu : vous importez une colonne contenant les dates au format “2024-05-01” et Excel vous affiche un magnifique “45129”. Panique à bord ?

Pas de panique ! Le chiffre 45129 correspond tout simplement au nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900 (oui, Excel compte les jours comme un calendrier… sans visuel). Cela signifie que la cellule a été automatiquement interprétée comme un “nombre” au lieu d’une “date”.

Pour corriger cela :

  • Sélectionnez la colonne en question
  • Faites un clic droit puis « Format de cellule »
  • Choisissez le format “Date” et sélectionnez l’apparence souhaitée

Encore mieux ? Utilisez Power Query à l’import et définissez la colonne comme de type “Date”. C’est propre, rapide, et ça évite des corrections manuelles.

Changer le séparateur par défaut de votre Excel

Et si vous êtes toujours ennuyé par des problèmes de séparateurs, pourquoi ne pas faire parler votre Excel votre langue maternelle ?

Le séparateur utilisé par Excel dépend de votre paramètre régional. Pour les modifier sur Windows :

  • Allez dans “Panneau de configuration > Horloge et région > Région
  • Cliquez sur “Paramètres supplémentaires”
  • Modifiez le “Symbole de séparation de liste” par un “;” ou une “,” selon votre besoin

Attention cependant : ce réglage est global pour Windows, donc cela peut impacter d’autres applications. Je ne vous dis pas de tout chambouler, mais si vous gérez beaucoup de données à l’international, ça peut éviter bien des tracas.

Et quand on veut que tout soit automatique ?

Vous recevez chaque semaine un rapport sous forme de fichier CSV et vous voulez éviter la rituelle ouverture / copié-collé / reformatage ? La solution : créer une requête Power Query dans Excel qui ira chercher le fichier automatiquement dans un dossier spécifique.

Voici le scénario (hyper puissant si vous automatiser vos flux de données) :

  • Placez vos fichiers CSV dans un même dossier (par exemple : “Données_Rapports”)
  • Allez dans Excel > Données > Obtenir les données > À partir d’un fichier > À partir d’un dossier
  • Sélectionnez le dossier en question et laissez Power Query combiner tous les fichiers automatiquement

C’est simple, réutilisable, et surtout… ça vous libère du temps (et de votre charge mentale) chaque mois. Merci qui ?

Les erreurs les plus fréquentes (et comment les éviter)

Pour finir, faisons un petit tour d’horizon des pièges les plus classiques lors de l’importation de fichiers CSV dans Excel :

  • Toutes les données dans une seule colonne ? → Probablement un mauvais séparateur ou un double-clic malheureux. Utilisez l’import via “Données > À partir du texte/CSV”.
  • Les dates sont en anglais (MM/DD/YYYY) ? → Utilisez Power Query pour préciser le format. Ou convertissez à posteriori avec des formules type =DATE(ANNEE(A1);MOIS(A1);JOUR(A1))
  • Les “0” initiaux disparaissent ? → Excel transforme automatiquement les numéros commençant par 0 en nombres. Pour éviter ça, définissez la colonne comme “Texte” dans Power Query ou lors de l’import.
  • Les accents sont remplacés par des caractères bizarres ? → Le fichier CSV est peut-être encodé en ANSI ou UTF-8 sans BOM. Utilisez « Bloc-Notes » pour l’ouvrir et réenregistrez-le en UTF-8 (ou utilisez Notepad++ pour détecter l’encodage exact).

En résumé (sans tableur !) : vos prochaines importations seront nickel

Importer un fichier CSV dans Excel sans erreurs, ce n’est pas de la magie noire. C’est juste une question d’utiliser les bons outils aux bons moments – avec un petit zeste de rigueur et une pincée de Power Query.

Si vous adoptez les méthodes proposées ici, vous pourrez dire adieu aux colonnes collées, aux dates mal interprétées et aux heures passées à renommer chaque cellule. En somme, un peu comme si votre tableur apprenait à parler couramment votre fichier CSV.

Et entre nous : une fois qu’on y a goûté, difficile de retourner au double-clic sauvage 😉

À bientôt sur Excelmania,

Nathan