Faq facturation électronique : tout savoir pour bien gérer vos obligations légales avec excel

Depuis plusieurs mois, la question de la facturation électronique revient dans toutes les discussions chez les freelances, les TPE, les comptables… et même chez les utilisateurs d’Excel. Et pour cause : la réforme de la facturation électronique entre progressivement en vigueur jusqu’en 2026, avec un bel objectif en ligne de mire – dématérialiser totalement la procédure de facturation entre entreprises assujetties à la TVA.

Mais concrètement, qu’est-ce que cela change pour votre gestion quotidienne ? Et surtout, peut-on continuer à utiliser Excel pour gérer ses obligations ? Spoiler alert : oui, mais pas n’importe comment ! Dans cet article, je vous propose une FAQ complète qui répond aux principales interrogations sur ce sujet – le tout avec des solutions concrètes à base d’Excel bien entendu. C’est parti !

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Première chose à comprendre : la facturation électronique, ce n’est pas juste envoyer une facture par mail au format PDF (même si c’est un bon début).

Il s’agit d’un processus structuré dans lequel la facture est émise, transmise et reçue sous forme numérique, selon un format spécifique reconnu par l’administration (facture dématérialisée structurée). Et surtout, la facture doit transiter par une plateforme agrée.

Voici les grandes lignes :

• e-invoicing : transmission automatique des factures B2B via une plateforme.
• e-reporting : transmission de certaines données de facturation à l’administration (notamment pour les transactions B2C ou avec l’international).

Donc, même si vous créez vos factures sur Excel, il faut s’assurer qu’elles soient formatées et transmises selon cette nouvelle réglementation.

Qui est concerné par la facture électronique en France ?

Petit rappel du calendrier officiel (mise à jour par la DGFiP) :

• 2024 : premiers tests et phase pilote (sur la base du volontariat).
• 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises.
• 2026-2027 : obligation d’émission en fonction de la taille de l’entreprise.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées, quelle que soit leur taille. Donc que vous soyez un micro-entrepreneur freelance ou une PME avec 80 salariés, la réforme s’applique à vous.

Pas d’échappatoire, mieux vaut s’y préparer dès maintenant !

Peut-on encore utiliser Excel dans une facture électronique ?

La bonne nouvelle, c’est que oui, Excel peut rester votre allié principal… à condition d’adapter légèrement votre méthode de travail.

Rappel : le format attendu pour la transmission est un fichier structuré de type UBL, CII ou Factur-X. À ce stade, Excel (ou un autre logiciel simple de gestion) n’est pas suffisant pour produire directement ce type de fichier.

Mais voici deux solutions réalistes :

• Créer les factures dans Excel (avec vos habitudes, modèles, macros… rien ne change ici), puis les transmettre à une plateforme habilitée (PDP ou PPF).
• Générer un fichier Factur-X complet à partir d’Excel via une passerelle ou un script VBA personnalisé (je vous montre comment plus bas).

Donc, plus que jamais, votre tableur favori est dans la course. On va juste devoir lui apprendre une nouvelle langue.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

À partir de 2026, les factures devront obligatoirement transiter par une plateforme :

• Soit le portail public (PPF) géré par l’État.
• Soit une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), certifiée par l’administration fiscale.

C’est cette plateforme qui prendra le relais pour transformer vos données en format conforme (UBL ou Factur-X), s’occuper de la transmission et envoyer les informations nécessaires à l’administration.

Excel permet donc de produire vos documents, mais passe ensuite le relais à cette plateforme pour la transmission légale.

Quels éléments la facture doit-elle impérativement contenir ?

Pas de panique, ce sont en majorité les mêmes éléments que sur une facture classique… On les connaît déjà :

• Coordonnées complètes de l’émetteur et du client.
• Date d’émission et numéro unique de facture.
• Numéro SIREN / TVA intracommunautaire.
• Désignation, quantité, prix unitaire, TVA…
• Mentions légales comme « TVA non applicable – art.293B du CGI » si besoin.

En revanche, dans le cadre de la facturation électronique, certains champs obligatoires sont ajoutés :

• Identifiant du client (SIRET).
• Nature de l’opération (vente de biens/services).
• Le type de document (facture, avoir, acompte…).

Avec un bon modèle Excel parfaitement rempli, vous êtes déjà proche du but.

Peut-on générer une facture Factur-X à partir d’Excel ?

Absolument ! Factur-X, c’est le format « hybride » préféré par la France : c’est un fichier PDF lisible par l’œil humain, associé à un fichier XML structuré lisible par une machine. Le tout dans un seul document.

Bonne nouvelle pour nous, on peut créer cela directement depuis Excel, en combinant :

• Un modèle PDF ‘facture’ personnalisable (vous en avez peut-être déjà un).
• Un script VBA qui exporte les données de la facture en XML au format Factur-X.

Voici un petit exemple d’export en XML depuis Excel :

Sub ExportFacturX()    Dim fichierXML As String    fichierXML = "" & Range("A1").Value & "" & Range("B1").Value & ""    Open "C:\Factures\facturx.xml" For Output As #1    Print #1, fichierXML    Close #1End Sub

Évidemment, ce n’est qu’un point de départ. Pour un usage professionnel, il faudra respecter les spécifications Factur-X complètes (vous trouverez la documentation ici : www.factur-x.org).

Mais rien ne vous empêche de développer un outil customisé en VBA ou Power Query pour automatiser cette génération. Et vous me connaissez… j’adore donner vie à ces trucs-là !

Existe-t-il des modèles Excel adaptés à la nouvelle facturation ?

Oui, et même mieux : je suis en train de créer un modèle compatible avec la réforme, directement depuis Excel.

C’est un fichier qui :

• Génère automatiquement vos factures numérotées et datées.
• Vérifie les champs obligatoires (TVA, SIRET, etc.).
• Peut exporter vers un format prêt à être utilisé par une PDP.

Je le publierai très bientôt sur Excelmania.fr, avec un tuto complet pour le personnaliser selon votre activité. Inscrivez-vous à la newsletter pour ne pas rater sa sortie !

Quels conseils pour bien se préparer à la dématérialisation avec Excel ?

Voici une check-list simple pour garder la main sur la conformité :

• Revoyez vos modèles de facture : ajoutez les champs requis (code client, type d’opération, etc.).
• Numérotation automatisée : utilisez les fonctions Excel ou VBA pour générer des numéros uniques chronologiques.
• Sauvegarde rigoureuse : conservez une trace de chaque facture dans un classeur à part ou un stockage cloud sécurisé.
• Commencez à tester une plateforme de transmission (comme Chorus Pro ou une PDP partenaire).

Et surtout : documentez-vous. La réforme s’étoffe régulièrement, donc gardez un œil sur les mises à jour de la DGFiP. Je vous relaierai tout ça sur le blog bien sûr.

Mot de la fin : Excel reste votre meilleur allié

Ne croyez pas ceux qui disent qu’Excel sera obsolète avec la réforme. Ce n’est pas vrai. Excel peut encore – et brillamment – piloter la facturation, tant que vous préparez le terrain.

La clé, c’est d’automatiser, structurer et transmettre intelligemment. Et si vous me suivez depuis quelque temps, vous savez à quel point j’aime justement faire parler Excel avec des macros bien pensées, des modèles clairs, et un soupçon de fun !

Besoin d’un coup de main pour adapter votre modèle Excel de facture à la facture électronique ? Dites-le-moi en commentaire, sur LinkedIn ou via le formulaire de contact. Ensemble, on peut transformer ce changement en opportunité numérique – à la sauce Excelmania, évidemment 😄