Créer un tableau de bord de suivi de trésorerie d’entreprise dans Excel avec des fonctions avancées et du code VBA permet de piloter les flux de caisse de manière précise, réactive et visuelle. Ce type de tableau de bord Excel est particulièrement utile pour les dirigeants, contrôleurs de gestion, responsables administratifs et financiers qui souhaitent anticiper les tensions de trésorerie, optimiser les encaissements et sécuriser les décaissements.
Pourquoi créer un tableau de bord de trésorerie d’entreprise dans Excel
Un tableau de bord de trésorerie dans Excel centralise les encaissements, les décaissements, le solde de trésorerie, les prévisions de flux et les indicateurs clés (KPI). Par rapport à un simple tableau de suivi, un tableau de bord offre une vision synthétique et mise à jour automatiquement, avec graphiques, filtres et alertes.
Les principaux objectifs d’un tableau de bord de trésorerie d’entreprise dans Excel sont :
- Visualiser l’évolution de la trésorerie sur différentes périodes (jour, semaine, mois, trimestre).
- Identifier à l’avance les périodes de tension de cash et les besoins de financement.
- Analyser la structure des encaissements et décaissements par type (clients, fournisseurs, salaires, impôts, charges fixes).
- Comparer le réalisé et le prévisionnel de trésorerie.
- Sécuriser la décision de paiement et de relance client.
Excel est particulièrement adapté à ce besoin, dès lors que l’on exploite les fonctions avancées, les tableaux croisés dynamiques, la mise en forme conditionnelle et éventuellement le VBA pour automatiser les tâches les plus répétitives.
Structurer les données de trésorerie dans Excel avant de créer le tableau de bord
Un tableau de bord de suivi de trésorerie fiable repose sur une base de données bien structurée. La première étape consiste à créer une feuille de données « brute » qui sera la source des tableaux croisés dynamiques et des graphiques.
On peut par exemple définir les colonnes suivantes dans une feuille nommée Base_Tresorerie :
- Date de l’opération (format Date Excel).
- Type de flux (Encaissement / Décaissement).
- Catégorie (Client, Fournisseur, Charges sociales, Salaires, Impôts, Banque, Autres).
- Sous-catégorie (par exemple par client, par fournisseur ou par type de charge).
- Montant (positif pour encaissement, négatif pour décaissement, ou bien signe géré par le Type).
- Mode de paiement (Virement, Chèque, Carte, Prélèvement, Espèces).
- Compte bancaire concerné (si l’entreprise possède plusieurs comptes).
- Statut (Prévisionnel, Confirmé, Réalisé).
Il est recommandé de convertir cette plage de données en Tableau Excel (via le menu Insertion > Tableau). Cela facilite l’ajout de lignes de trésorerie, la création de segments, les filtres et la mise à jour automatique des tableaux croisés dynamiques utilisés dans le tableau de bord.
Utiliser les fonctions avancées d’Excel pour analyser la trésorerie
Pour construire un tableau de bord de suivi de trésorerie d’entreprise puissant, les fonctions avancées d’Excel sont indispensables. Elles permettent de créer des indicateurs synthétiques, des agrégations par période, et des tableaux de synthèse personnalisés.
Parmi les fonctions les plus utiles :
- SOMME.SI.ENS pour calculer un total de trésorerie selon plusieurs critères (date, type de flux, compte bancaire, statut).
- INDEX et EQUIV (ou RECHERCHEX dans les versions récentes) pour récupérer des informations liées à une opération ou une catégorie.
- NB.SI.ENS pour compter le nombre de mouvements de trésorerie répondant à certains critères (nombre de paiements en retard, par exemple).
- Les fonctions de date comme FIN.MOIS, MOIS.DECALER, NO.SEMAINE pour regrouper les flux de trésorerie par période.
- Les fonctions financières telles que VC, VPM ou TAUX pour simuler des emprunts, des placements et leurs impacts sur la trésorerie.
Un exemple classique de formule pour calculer le solde de trésorerie cumulée par jour consiste à utiliser SOMME.SI.ENS sur la plage des montants, en filtrant sur la date inférieure ou égale au jour cible. Dans un tableau de bord Excel, ces formules peuvent être regroupées sur une feuille de calcul « Indicateurs » dédiée aux KPI de trésorerie.
Créer les indicateurs clés de suivi de trésorerie dans Excel
Pour rendre le tableau de bord de trésorerie d’entreprise réellement opérationnel, il est essentiel de définir quelques indicateurs simples mais pertinents. Ces KPI de trésorerie peuvent ensuite être mis en avant sous forme de cartes de synthèse ou de graphiques.
Exemples d’indicateurs utiles :
- Solde de trésorerie actuel par compte bancaire.
- Solde de trésorerie global consolidé.
- Trésorerie prévisionnelle à 7, 30 et 90 jours.
- Total des encaissements prévus et réalisés sur une période donnée.
- Total des décaissements prévus et réalisés (par catégorie).
- Écart entre trésorerie prévisionnelle et trésorerie réelle.
- Nombre de jours de trésorerie disponible (cash burn, pour les start-ups ou les entreprises en croissance).
Ces indicateurs de trésorerie sont souvent présentés en haut du tableau de bord, sous forme de grandes cellules colorées, de graphiques en jauge ou de graphiques en courbes. Excel permet d’ajouter de la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les zones de risque : par exemple, un solde de trésorerie inférieur à un seuil sera affiché en rouge.
Construire des graphiques et tableaux croisés dynamiques pour le suivi de trésorerie
Le cœur visuel du tableau de bord de trésorerie dans Excel est constitué de graphiques interactifs et de tableaux croisés dynamiques (TCD). Ces outils permettent de filtrer les flux de trésorerie par période, compte bancaire, catégorie ou statut.
Dans la plupart des cas, il est intéressant de prévoir :
- Un graphique en courbes pour visualiser l’évolution du solde de trésorerie jour après jour ou mois par mois.
- Un histogramme comparant encaissements et décaissements par mois ou par semaine.
- Un graphique en secteurs montrant la répartition des décaissements par catégorie (charges fixes, variables, impôts, etc.).
- Un tableau croisé dynamique des flux de trésorerie par compte bancaire et par type de flux.
L’utilisation de segments (Slicers) et de chronologies (Timeline) sur les tableaux croisés dynamiques rend le tableau de bord beaucoup plus intuitif. L’utilisateur peut ainsi filtrer la trésorerie sur un compte précis, sur une période donnée, ou se concentrer uniquement sur les flux prévisionnels.
Mettre en place la mise en forme conditionnelle pour alerter sur la trésorerie
La mise en forme conditionnelle d’Excel est un outil puissant pour transformer un simple tableau de trésorerie en tableau de bord de pilotage visuel. En définissant des règles, il devient possible de faire apparaître des alertes couleur lorsque certains seuils de trésorerie sont atteints.
Exemples de règles de mise en forme conditionnelle utiles dans un tableau de bord de trésorerie :
- Colorer en rouge les jours où le solde prévisionnel devient négatif.
- Mettre en orange les périodes où la trésorerie est inférieure à un seuil de sécurité.
- Mettre en surbrillance les décaissements supérieurs à un certain montant.
- Identifier les encaissements en retard par rapport à la date prévue.
Ces règles, combinées avec des icônes (flèches, voyants), permettent une lecture rapide de la situation de trésorerie sans devoir analyser chaque chiffre.
Automatiser le tableau de bord de trésorerie avec du VBA
Pour aller plus loin, l’utilisation de macros VBA permet d’automatiser une partie du tableau de bord de suivi de trésorerie d’entreprise. Le code VBA peut, par exemple, importer automatiquement les relevés bancaires, actualiser les tableaux croisés, rafraîchir les graphiques ou générer des rapports PDF.
Parmi les automatisations VBA les plus courantes pour un tableau de bord de trésorerie :
- Un bouton « Mettre à jour la trésorerie » qui lance une macro pour :
- Importer un fichier CSV ou Excel contenant les nouveaux mouvements bancaires.
- Ajouter ces lignes à la base de données de trésorerie.
- Rafraîchir les tableaux croisés dynamiques et graphiques.
- Un bouton « Exporter le rapport de trésorerie » qui génère un PDF du tableau de bord pour envoi à la direction.
- Des macros de nettoyage et de contrôle de cohérence (vérifier les doublons, contrôler que toutes les dates sont saisies, etc.).
Un exemple simple de code VBA, à placer dans un module standard, pour actualiser tous les tableaux croisés dynamiques du classeur :
Sub Actualiser_TCD_Tresorerie()
Dim pc As PivotCache
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
ws.Calculate
Next ws
For Each pc In ThisWorkbook.PivotCaches
pc.Refresh
Next pc
End Sub
Cette macro peut être reliée à un bouton de commande sur la feuille de tableau de bord Excel, offrant à l’utilisateur un rafraîchissement en un clic.
Sécuriser, partager et maintenir le tableau de bord de trésorerie dans Excel
Un tableau de bord de trésorerie d’entreprise contient des données sensibles. Il est donc important de sécuriser le classeur Excel, de contrôler les droits d’accès et de documenter la structure du modèle.
Quelques bonnes pratiques :
- Protéger les feuilles contenant les formules et le code VBA.
- Limiter la saisie manuelle aux feuilles de données ou à des formulaires dédiés.
- Utiliser des validations de données pour éviter les erreurs de saisie (liste déroulante pour Type de flux, Catégorie, Compte bancaire).
- Gérer les sauvegardes régulières, voire un système de versions (V1, V2, V3) du tableau de bord.
- Documenter dans une feuille spécifique le fonctionnement du tableau de bord, les sources de données et les principaux indicateurs.
Pour le partage, il est possible d’utiliser la version Excel en ligne via OneDrive ou SharePoint, ou de convertir une vue du tableau de bord en PDF envoyé régulièrement aux décideurs. Dans certains cas, l’intégration avec Power BI permettra d’aller encore plus loin dans la visualisation de la trésorerie, tout en conservant Excel comme base de travail.
Outils complémentaires, modèles et formations pour réussir son tableau de bord de trésorerie
La création d’un tableau de bord de suivi de trésorerie d’entreprise dans Excel avec fonctions avancées et VBA peut être réalisée de manière autonome, mais l’utilisation de modèles prêts à l’emploi et la formation aux fonctions avancées d’Excel accélèrent considérablement le processus.
Il existe :
- Des modèles Excel de tableau de bord de trésorerie professionnels, incluant déjà les feuilles de base de données, les KPI, les graphiques et parfois des macros VBA.
- Des compléments (add-ins) spécialisés en gestion de trésorerie et en reporting financier.
- Des formations en ligne axées sur les fonctions avancées d’Excel, les tableaux croisés dynamiques, la mise en forme conditionnelle et les bases du développement VBA.
Adopter un modèle structuré permet d’éviter les erreurs classiques (formules incohérentes, références cassées, tableaux croisés non actualisés) et de se concentrer sur l’analyse des flux de trésorerie plutôt que sur la construction technique. Investir du temps dans l’apprentissage des fonctions avancées d’Excel et du VBA est également rentable, car le même tableau de bord peut être adapté à d’autres besoins de pilotage financier : budget, suivi des ventes, analyse des marges.
En combinant une base de données bien structurée, des fonctions avancées, des graphiques clairs et quelques macros VBA, Excel devient un véritable outil de pilotage de la trésorerie d’entreprise, capable d’évoluer au rythme de l’activité et de s’intégrer dans une démarche de contrôle de gestion moderne.