Quand un tableau Excel devient volumineux, faire défiler les données peut rapidement devenir pénible. Vous descendez plusieurs dizaines de lignes et, soudain, les intitulés de colonnes disparaissent. Vous faites défiler vers la droite et la colonne contenant les noms des clients n’est plus visible. Résultat : il faut constamment remonter ou revenir à gauche pour comprendre ce que l’on regarde.
Heureusement, Excel propose une fonction très pratique : figer les volets. Elle permet de garder certaines lignes ou colonnes visibles pendant le défilement. Et oui, il est possible de figer plusieurs colonnes en même temps, en quelques clics seulement.
Dans ce tutoriel, vous allez voir comment figer deux, trois ou davantage de colonnes, comment combiner des colonnes et des lignes, mais aussi comment désactiver ou corriger un gel mal placé.
Pourquoi figer plusieurs colonnes dans Excel ?
Imaginez un tableau de suivi commercial contenant les informations suivantes :
- la colonne A avec le nom du client ;
- la colonne B avec le numéro de dossier ;
- la colonne C avec le commercial responsable ;
- les colonnes suivantes avec les dates, les montants et les statuts.
Lorsque vous faites défiler le tableau vers la droite pour consulter les résultats du mois de décembre, les trois premières colonnes sortent de l’écran. Vous voyez alors des chiffres, mais vous ne savez plus forcément à quel client ou à quel dossier ils correspondent.
En figeant les colonnes A à C, elles restent affichées à gauche, même lorsque vous naviguez très loin dans la feuille. C’est particulièrement utile pour :
- les tableaux de suivi budgétaire ;
- les bases de données clients ;
- les plannings et tableaux de bord ;
- les fichiers de stocks ;
- les feuilles contenant de nombreuses périodes ou indicateurs ;
- les exports provenant d’un logiciel métier.
Le principe est simple : vous indiquez à Excel quelles colonnes doivent rester visibles, puis le logiciel bloque leur position pendant le défilement horizontal.
La règle essentielle à retenir
Pour figer plusieurs colonnes, vous devez sélectionner la cellule située juste à droite des colonnes à conserver.
Cette règle peut sembler un peu surprenante au début, mais elle devient très logique avec quelques exemples :
- pour figer uniquement la colonne A, sélectionnez la cellule B1 ;
- pour figer les colonnes A et B, sélectionnez la cellule C1 ;
- pour figer les colonnes A à C, sélectionnez la cellule D1 ;
- pour figer les colonnes A à E, sélectionnez la cellule F1.
Pourquoi la ligne 1 ? Parce qu’elle permet de figer les colonnes sans bloquer de lignes supplémentaires. Si vous sélectionnez une cellule située plus bas, Excel pourra également figer les lignes qui se trouvent au-dessus.
Comment figer plusieurs colonnes étape par étape
Prenons un exemple concret. Vous souhaitez garder visibles les colonnes A, B et C pendant vos déplacements dans le tableau.
Voici la méthode à suivre dans Excel pour Windows :
- ouvrez votre feuille de calcul ;
- cliquez sur la cellule D1, située juste à droite de la colonne C ;
- ouvrez l’onglet Affichage dans le ruban ;
- cliquez sur Figer les volets ;
- sélectionnez à nouveau Figer les volets dans le menu.
Une ligne verticale apparaît généralement entre les colonnes C et D. Elle indique que les colonnes situées à gauche sont désormais immobilisées.
Faites maintenant défiler horizontalement votre feuille. Les colonnes A, B et C restent visibles, tandis que les autres colonnes se déplacent. Vous pouvez ainsi consulter les informations situées très loin dans le tableau sans perdre vos repères.
Attention à ne pas cliquer directement sur Figer la première colonne. Cette commande ne bloque que la colonne A. Elle ne convient donc pas si vous souhaitez conserver plusieurs colonnes à l’écran.
Figer quatre colonnes ou davantage
La manipulation fonctionne exactement de la même façon, quel que soit le nombre de colonnes à figer.
Par exemple, pour conserver les colonnes A à F :
- sélectionnez la cellule G1 ;
- allez dans l’onglet Affichage ;
- cliquez sur Figer les volets ;
- choisissez Figer les volets.
Excel bloque alors toutes les colonnes placées à gauche de la cellule sélectionnée, c’est-à-dire les colonnes A à F.
Le point important est que le gel concerne toujours les lignes et les colonnes placées au-dessus et à gauche de la cellule active. Cette logique vous permet également de figer simultanément plusieurs lignes et plusieurs colonnes.
Figer plusieurs colonnes et la première ligne
Dans de nombreux tableaux, on souhaite conserver à la fois les colonnes d’identification et les titres des colonnes. C’est très pratique lorsque les données s’étendent sur plusieurs centaines de lignes.
Supposons que vous vouliez figer :
- les colonnes A et B ;
- la ligne 1 contenant les en-têtes.
Dans ce cas, sélectionnez la cellule C2. Cette cellule se trouve juste à droite des colonnes A et B, et juste sous la ligne 1.
Ensuite :
- ouvrez l’onglet Affichage ;
- cliquez sur Figer les volets ;
- sélectionnez Figer les volets.
Vous obtenez alors une séparation horizontale sous la première ligne et une séparation verticale après la colonne B. La ligne d’en-têtes reste visible lorsque vous descendez dans le tableau, tandis que les deux premières colonnes restent affichées lorsque vous vous déplacez vers la droite.
Cette méthode est idéale pour les tableaux structurés comme celui-ci :
- colonne A : référence ;
- colonne B : description ;
- ligne 1 : noms des indicateurs ;
- à partir de la colonne C : données mensuelles ou résultats.
Figer plusieurs colonnes et plusieurs lignes
Vous pouvez également immobiliser plusieurs lignes et plusieurs colonnes en même temps. Il suffit de sélectionner la cellule située :
- juste à droite de la dernière colonne à figer ;
- juste sous la dernière ligne à figer.
Par exemple, pour figer les colonnes A à C ainsi que les lignes 1 à 3, sélectionnez la cellule D4.
Excel bloquera alors :
- les colonnes A, B et C ;
- les lignes 1, 2 et 3.
Cette possibilité peut être utile dans un fichier où les trois premières lignes contiennent un titre, une date de mise à jour et des en-têtes détaillés. Elle doit toutefois être utilisée avec mesure. Si vous figez trop de lignes ou de colonnes, la zone disponible pour consulter les données devient rapidement réduite.
Un bon réflexe consiste à ne conserver que les informations réellement nécessaires à l’identification des données. Dans la plupart des cas, une ou deux lignes et quelques colonnes suffisent.
Comment vérifier que le gel fonctionne ?
Après avoir figé vos volets, déplacez la barre de défilement horizontale vers la droite. Les colonnes immobilisées doivent rester à leur place.
Faites ensuite défiler verticalement la feuille. Si vous avez figé des lignes, elles doivent rester visibles en haut de l’écran.
Vous pouvez également repérer une ligne de séparation plus marquée entre la zone figée et la zone mobile. Selon la version d’Excel et le thème utilisé, cette séparation peut être discrète. Le test avec les barres de défilement reste donc le moyen le plus fiable.
Comment annuler le gel des colonnes ?
Vous souhaitez modifier les colonnes figées ou revenir à un affichage classique ? La manipulation est rapide :
- allez dans l’onglet Affichage ;
- cliquez sur Figer les volets ;
- sélectionnez Libérer les volets.
Le gel actuel est alors supprimé. Vous pouvez sélectionner une autre cellule et recommencer la procédure avec une nouvelle zone.
Il n’est pas possible de déplacer directement la ligne de séparation comme on déplacerait une bordure. Pour modifier les colonnes figées, il faut d’abord libérer les volets, puis refaire la manipulation depuis la bonne cellule.
Les erreurs fréquentes à éviter
La plupart des problèmes viennent d’une mauvaise cellule sélectionnée avant l’activation de la commande.
Vous avez sélectionné C1 au lieu de D1 : Excel figera uniquement les colonnes A et B. Pour bloquer A à C, la cellule de départ doit être D1.
Vous avez sélectionné D5 au lieu de D1 : Excel figera les colonnes A à C, mais aussi les lignes 1 à 4. Si ce n’est pas souhaité, sélectionnez D1.
Vous avez choisi “Figer la première colonne” : cette option est réservée à la colonne A. Elle ne permet pas de choisir plusieurs colonnes.
Une ancienne configuration est encore active : si le résultat ne correspond pas à vos attentes, commencez par sélectionner Libérer les volets. Vous repartirez ainsi d’une feuille propre.
Vous avez masqué des colonnes en pensant les figer : masquer une colonne et figer une colonne sont deux actions différentes. Une colonne masquée disparaît de l’écran, tandis qu’une colonne figée reste visible pendant le défilement.
Figer ou fractionner la fenêtre : quelle différence ?
Excel propose également la commande Fractionner. Elle peut donner l’impression de faire la même chose, mais son fonctionnement est différent.
Avec les volets figés, certaines lignes ou colonnes restent visibles pendant que vous parcourez la feuille. C’est la solution la plus adaptée aux tableaux de données.
Avec le fractionnement, Excel divise la fenêtre en plusieurs zones indépendantes. Chaque zone possède sa propre barre de défilement. Cette fonction peut être intéressante pour comparer deux parties éloignées d’une même feuille, mais elle est souvent moins confortable pour une consultation quotidienne.
Pour garder des colonnes d’identification visibles, privilégiez donc Figer les volets. Pour comparer deux zones très éloignées, testez plutôt Fractionner.
La méthode sur Excel pour Mac
Sur Excel pour Mac, le nom des commandes peut légèrement varier selon la version, mais le principe reste identique.
- sélectionnez la cellule située à droite des colonnes à figer ;
- ouvrez l’onglet Affichage ;
- repérez la commande Figer les volets ;
- activez l’option permettant de figer les volets à partir de la cellule sélectionnée.
Sur certaines versions, la commande peut apparaître dans le menu Fenêtre. Si vous ne la trouvez pas immédiatement, utilisez la barre de recherche des commandes Excel en tapant “figer les volets”.
Un raccourci utile pour gagner du temps
Si vous utilisez régulièrement cette fonction, vous pouvez ajouter la commande Figer les volets à la barre d’outils Accès rapide. Elle sera alors disponible en permanence, sans devoir ouvrir l’onglet Affichage à chaque fois.
Pour cela :
- faites un clic droit sur la commande Figer les volets ;
- choisissez Ajouter à la barre d’outils Accès rapide ;
- utilisez ensuite l’icône directement depuis la barre située en haut de la fenêtre.
Ce petit réglage est particulièrement pratique si vous travaillez avec plusieurs fichiers ayant des structures différentes. Vous pourrez adapter rapidement l’affichage de chaque feuille sans perdre de temps dans les menus.
Une astuce pour les tableaux très larges
Avant de figer vos colonnes, demandez-vous quelles informations doivent réellement rester visibles. Il est tentant de bloquer les cinq ou six premières colonnes, mais cela peut occuper une grande partie de l’écran, surtout sur un ordinateur portable.
Dans un tableau de ventes, les colonnes suivantes sont généralement suffisantes :
- la référence ou l’identifiant ;
- le nom du client ou du produit ;
- éventuellement la catégorie.
Les autres informations peuvent rester mobiles. Vous conservez ainsi un espace confortable pour consulter les données, tout en gardant les repères essentiels.
Autre conseil : combinez le gel des volets avec une mise en forme claire. Des en-têtes colorés, des largeurs de colonnes adaptées et une ligne de titres lisible rendent la navigation beaucoup plus agréable. Figer des colonnes ne remplace pas une structure bien pensée, mais les deux fonctionnalités se complètent parfaitement.
À retenir pour figer plusieurs colonnes
La méthode tient en une seule idée : sélectionnez la cellule située juste à droite des colonnes que vous souhaitez conserver, puis utilisez Affichage > Figer les volets > Figer les volets.
Pour figer les colonnes A à C, sélectionnez D1. Pour figer les colonnes A à C et les deux premières lignes, sélectionnez D3. Si le résultat ne vous convient pas, libérez les volets et recommencez depuis la cellule appropriée.
Une fois cette logique comprise, vous pourrez adapter l’affichage de presque tous vos tableaux Excel en quelques secondes. Vos données resteront lisibles, vos repères ne disparaîtront plus et vos longues feuilles de calcul seront nettement moins intimidantes.