Excel peut faire beaucoup plus que remplir des cases, mais encore faut-il connaître les bons raccourcis et les formules qui font gagner du temps. Voici une fiche pratique à garder sous la main : des gestes essentiels, des fonctions utiles et des exemples à réutiliser dans vos propres fichiers.
Les raccourcis ci-dessous correspondent principalement à Excel sous Windows. Sur Mac, certaines combinaisons changent : la touche Commande remplace souvent Ctrl, mais pas toujours. Les formules sont écrites en français et utilisent le point-virgule comme séparateur d’arguments, conformément aux réglages habituels d’Excel en français.
Les raccourcis qui accélèrent les gestes du quotidien
Un raccourci ne semble pas toujours révolutionnaire pris isolément. Mais quand vous répétez la même action des dizaines de fois par jour, quelques secondes économisées deviennent vite de précieuses minutes.
- Ctrl + C : copier la sélection.
- Ctrl + X : couper la sélection.
- Ctrl + V : coller le contenu copié ou coupé.
- Ctrl + Z : annuler la dernière action. La bouée de sauvetage des erreurs de manipulation.
- Ctrl + Y : rétablir une action annulée.
- Ctrl + S : enregistrer le classeur. À adopter avant que l’ordinateur ne décide de redémarrer sans prévenir.
- Ctrl + F : rechercher un texte ou une valeur dans la feuille.
- Ctrl + H : rechercher et remplacer une valeur.
- Ctrl + A : sélectionner la zone de données, puis éventuellement toute la feuille en appuyant une seconde fois.
- Ctrl + flèche : atteindre le bord d’une zone de données dans la direction choisie.
- Ctrl + Maj + flèche : sélectionner rapidement les cellules jusqu’au bord de la zone de données.
- Ctrl + flèche du bas dans une colonne remplie : rejoindre la dernière cellule continue de cette zone.
- Ctrl + Entrée : inscrire le même contenu dans toutes les cellules sélectionnées.
- Alt + Entrée : insérer un retour à la ligne dans une cellule.
- F2 : modifier directement le contenu de la cellule active.
- F4 pendant la saisie d’une formule : faire défiler les références relatives et absolues, par exemple de A1 à $A$1.
- Ctrl + 1 : ouvrir la fenêtre de format des cellules.
Exemple concret : vous devez saisir « À vérifier » dans quinze cellules non voisines. Sélectionnez-les en maintenant Ctrl, saisissez le texte, puis appuyez sur Ctrl + Entrée. Une seule saisie, quinze cellules mises à jour.
Se déplacer et sélectionner sans perdre le fil
La souris est pratique, mais elle devient moins efficace dans une feuille qui contient plusieurs milliers de lignes. Les raccourcis de déplacement permettent de parcourir rapidement les données et de sélectionner une plage sans faire glisser la souris jusqu’au bout de l’écran.
- Ctrl + Début : revenir au début de la feuille, généralement en cellule A1.
- Ctrl + Fin : rejoindre la dernière cellule qu’Excel considère comme utilisée.
- Maj + flèche : étendre la sélection d’une cellule dans la direction choisie.
- Ctrl + Maj + Fin : sélectionner de la cellule active jusqu’à la dernière cellule utilisée.
- Ctrl + Page précédente et Ctrl + Page suivante : passer d’une feuille à l’autre dans le classeur.
- Ctrl + espace : sélectionner toute la colonne de la cellule active.
- Maj + espace : sélectionner toute la ligne de la cellule active.
- Échap : annuler une saisie en cours ou fermer certains menus.
Attention à Ctrl + Fin : Excel peut considérer comme utilisée une cellule située loin de vos données si elle a reçu un format ou un contenu par le passé. Si le raccourci vous envoie au beau milieu du désert, vérifiez les cellules inutilisées et supprimez les lignes ou colonnes superflues.
Mettre en forme en quelques secondes
La mise en forme aide à lire et à comprendre vos données. Inutile de transformer chaque feuille en arc-en-ciel : des formats cohérents suffisent souvent à faire ressortir l’essentiel.
- Ctrl + B : appliquer ou retirer le gras.
- Ctrl + I : appliquer ou retirer l’italique.
- Ctrl + U : appliquer ou retirer le soulignement.
- Ctrl + Maj + % : appliquer le format pourcentage.
- Ctrl + Maj + $ : appliquer un format monétaire, selon les paramètres régionaux.
- Ctrl + Maj + ! : appliquer un format numérique avec séparateur de milliers et décimales.
Vous pouvez aussi utiliser Ctrl + 1 pour choisir précisément un format de date, de nombre, de pourcentage ou de monnaie. C’est souvent la meilleure option quand vous voulez éviter qu’une valeur comme 0,25 s’affiche sous la forme 25 % sans en comprendre la raison.
Les formules de base à connaître
Une formule commence par le signe égal. Les fonctions françaises s’écrivent avec leur nom français, puis leurs arguments séparés par des points-virgules. Pour additionner les cellules B2 à B20, par exemple, saisissez =SOMME(B2:B20).
- =SOMME(B2:B20) : additionner les valeurs de la plage.
- =MOYENNE(B2:B20) : calculer la moyenne des valeurs numériques.
- =MIN(B2:B20) : trouver la plus petite valeur.
- =MAX(B2:B20) : trouver la plus grande valeur.
- =NB(B2:B20) : compter les cellules contenant des nombres.
- =NBVAL(A2:A20) : compter les cellules non vides.
- =ARRONDI(C2;2) : arrondir la valeur de C2 à deux décimales.
- =AUJOURDHUI() : afficher la date du jour, actualisée par Excel.
- =MAINTENANT() : afficher la date et l’heure actuelles.
Un piège fréquent : NB ne compte que les cellules contenant des nombres. Si votre colonne contient des noms, des codes ou un mélange de texte et de nombres, utilisez plutôt NBVAL.
Compter et additionner selon un critère
Les fonctions conditionnelles évitent de filtrer manuellement une liste chaque fois que vous voulez répondre à une question précise. Combien de commandes sont en attente ? Quel chiffre d’affaires vient de Paris ? Une formule peut s’en charger.
- =NB.SI(D2:D100; »En attente ») : compter les cellules qui contiennent « En attente ».
- =SOMME.SI(B2:B100; »Paris »;C2:C100) : additionner les montants de la colonne C lorsque la ville de la colonne B est Paris.
- =NB.SI.ENS(B2:B100; »Paris »;D2:D100; »En attente ») : compter les lignes qui répondent à deux critères.
- =SOMME.SI.ENS(C2:C100;B2:B100; »Paris »;D2:D100; »En attente ») : additionner les montants correspondant à plusieurs critères.
Dans SOMME.SI, la plage à examiner et la plage à additionner sont distinctes. Prenez une seconde pour vérifier leur ordre : une formule qui calcule un résultat peut aussi calculer le mauvais résultat avec beaucoup d’assurance.
Tester une condition avec SI
La fonction SI permet de renvoyer un résultat différent selon qu’une condition est vraie ou fausse. Elle est idéale pour créer un statut automatique, repérer un seuil dépassé ou rendre un tableau plus lisible.
=SI(C2>=1000; »Objectif atteint »; »À poursuivre »)
Ici, Excel vérifie si C2 contient au moins 1 000. Si c’est le cas, la formule affiche « Objectif atteint » ; sinon, elle affiche « À poursuivre ».
Pour tester plusieurs situations, vous pouvez imbriquer des fonctions SI, mais la formule devient vite difficile à relire. Selon votre version d’Excel, SI.CONDITIONS peut offrir une écriture plus claire. Gardez en tête une règle utile : si vous avez besoin de beaucoup de conditions, une table de correspondance ou une autre approche sera peut-être plus facile à maintenir.
Éviter les erreurs avec SIERREUR
Une division par zéro ou une recherche sans résultat peut afficher un message d’erreur dans votre feuille. La fonction SIERREUR permet de prévoir un résultat de remplacement et de présenter une feuille plus propre.
=SIERREUR(A2/B2;0)
Cette formule affiche le résultat de la division de A2 par B2. Si Excel rencontre une erreur, il affiche 0 à la place. Vous pouvez aussi afficher un texte, par exemple =SIERREUR(A2/B2; »Non disponible »). Choisissez un remplacement qui ne masque pas une erreur importante : parfois, voir le problème est préférable à le dissimuler.
Rechercher une information dans un tableau
La fonction RECHERCHEV peut retrouver une information dans un tableau organisé en colonnes. Par exemple, si la première colonne contient des références de produits et la deuxième leur prix, cette formule renvoie le prix associé à la référence en A2 :
=RECHERCHEV(A2;F2:G100;2;FAUX)
Le dernier argument, FAUX, demande une correspondance exacte. C’est généralement le choix le plus sûr pour rechercher un nom, un code ou une référence. Avec une correspondance approximative, le résultat peut être inattendu si les données ne sont pas organisées comme la fonction le demande.
Dans les versions récentes d’Excel, RECHERCHEX propose davantage de souplesse et peut rechercher dans un sens comme dans l’autre. Un exemple : =RECHERCHEX(A2;F2:F100;G2:G100; »Introuvable »). Si votre version ne reconnaît pas cette fonction, utilisez RECHERCHEV ou une autre méthode adaptée à votre classeur.
Recopier une formule sans se tromper de référence
Quand vous recopiez une formule vers une autre cellule, Excel ajuste généralement ses références. Si D2 contient =B2*C2 et que vous recopiez la formule en D3, elle devient =B3*C3. C’est le comportement attendu pour calculer le montant de chaque ligne.
Mais certaines références doivent rester fixes. Si le taux de taxe se trouve en F1, écrivez =B2*(1+$F$1). Les signes dollar rendent la référence absolue : en recopiant la formule, elle continuera à pointer vers F1. Pendant la saisie, placez le curseur sur la référence et appuyez sur F4 pour faire défiler les différentes options.
Avant de recopier une formule sur cent lignes, testez-la sur deux ou trois exemples dont vous pouvez vérifier le résultat. C’est un petit contrôle qui peut éviter une grande correction.
Garder cette fiche réellement utile
Pas besoin de mémoriser toutes ces commandes aujourd’hui. Choisissez trois raccourcis qui correspondent à vos tâches habituelles, puis ajoutez-en un nouveau quand vous vous sentez à l’aise. Pour les formules, partez d’un besoin concret : compter, additionner selon un critère ou tester une condition.
Enfin, vérifiez toujours le résultat avec quelques valeurs connues, surtout lorsque le classeur sert à prendre une décision. Excel calcule vite, mais il ne sait pas deviner l’intention derrière une plage mal sélectionnée ou un critère mal écrit. Une formule bien comprise vaut mieux qu’une formule spectaculaire que personne n’ose modifier.