Vous ouvrez un classeur, vous cliquez partout pour mettre une cellule en gras, puis vous recommencez dix fois. Il existe une méthode plus rapide : mémoriser quelques raccourcis et formules qui couvrent la majorité des tâches courantes. Pas besoin de connaître Excel par cœur. Une petite fiche mémo bien choisie peut déjà vous faire gagner un temps précieux.
Voici les commandes et fonctions à garder sous la main pour travailler plus vite, limiter les erreurs et mieux comprendre vos données. Les raccourcis indiqués concernent principalement Excel sous Windows. Sur Mac, la touche Commande remplace souvent Ctrl, mais certains raccourcis diffèrent selon la version.
Les raccourcis pour se déplacer dans un classeur
Se déplacer efficacement dans une feuille est un premier pas vers un usage plus fluide d’Excel. Ces raccourcis sont particulièrement pratiques dans les grands tableaux, où faire défiler l’écran jusqu’à la bonne ligne peut vite devenir fastidieux.
- Ctrl + flèche : rejoint le bord de la zone de données dans la direction choisie. Depuis une cellule remplie, Ctrl + flèche vers le bas vous emmène généralement à la dernière cellule contiguë de la colonne.
- Ctrl + Début : revient à la première cellule de la feuille, généralement A1.
- Ctrl + Fin : rejoint la dernière cellule utilisée du classeur. Attention, elle peut se trouver bien après vos données si des cellules ont été mises en forme auparavant.
- Ctrl + Page précédente et Ctrl + Page suivante : passent d’une feuille à l’autre.
- F5 ou Ctrl + G : ouvre la fenêtre « Atteindre », qui permet de se rendre directement dans une cellule, par exemple H250.
Pour sélectionner une plage en même temps que vous vous déplacez, ajoutez Maj. Par exemple, Ctrl + Maj + flèche vers le bas sélectionne les cellules jusqu’au bord de la zone de données. C’est utile pour mettre en forme une colonne entière sans la sélectionner ligne par ligne.
Petit conseil : si Ctrl + Fin vous envoie très loin de vos données, vérifiez si des cellules vides ont reçu une mise en forme ou un contenu supprimé. Cela peut alourdir le classeur et rendre son utilisation moins agréable.
Les raccourcis pour saisir et modifier des données
Excel devient nettement plus confortable quand vous pouvez remplir un tableau sans multiplier les allers-retours entre le clavier et la souris. Ces commandes sont simples à prendre en main et servent presque tous les jours.
- Ctrl + C, Ctrl + X et Ctrl + V : copier, couper et coller une sélection.
- Ctrl + Z : annule la dernière action. Vous pouvez répéter le raccourci pour revenir sur plusieurs actions.
- Ctrl + Y : rétablit une action annulée.
- F2 : modifie le contenu de la cellule active sans effacer son contenu.
- Alt + Entrée : insère un retour à la ligne dans une cellule.
- Ctrl + Entrée : saisit la même valeur ou formule dans toutes les cellules sélectionnées.
- Ctrl + ; : insère la date du jour dans une cellule.
- Ctrl + Maj + ; : insère l’heure actuelle.
- Ctrl + D : recopie le contenu de la cellule du haut vers les cellules sélectionnées.
- Ctrl + R : recopie le contenu de la cellule de gauche vers les cellules sélectionnées.
Imaginez un tableau dans lequel vous devez appliquer la même formule à cinquante lignes. Sélectionnez la plage, saisissez la formule dans la première cellule, puis utilisez Ctrl + Entrée pour la renseigner partout. Excel ajuste les références relatives selon les cellules sélectionnées, ce qui évite une série de copier-coller.
Les raccourcis de mise en forme à retenir
La mise en forme aide à repérer les informations importantes, mais elle ne devrait pas devenir une corvée. Quelques commandes suffisent pour améliorer la lisibilité d’un tableau en quelques secondes.
- Ctrl + B : applique ou retire le gras.
- Ctrl + I : applique ou retire l’italique.
- Ctrl + U : applique ou retire le soulignement.
- Ctrl + 1 : ouvre la fenêtre de format des cellules. Vous pouvez y régler les formats de nombre, l’alignement, les bordures ou la couleur de remplissage.
- Ctrl + Maj + $ : applique un format monétaire.
- Ctrl + Maj + % : applique un format de pourcentage.
- Ctrl + Maj + # : applique un format de date.
Un conseil de présentation : réservez les couleurs et les mises en évidence aux informations qui les méritent. Si chaque cellule est en gras, colorée et soulignée, plus rien ne ressort. Excel n’est pas une boîte de feutres — même si la tentation est parfois grande.
Les formules indispensables pour calculer
Les formules commencent toujours par le signe égal. Dans les exemples ci-dessous, les plages sont écrites avec le point-virgule comme séparateur d’arguments, ce qui correspond au réglage français le plus courant. Selon votre configuration, le séparateur peut être différent.
- SOMME additionne des valeurs :
=SOMME(B2:B20). La formule calcule le total des cellules B2 à B20. - MOYENNE calcule une moyenne :
=MOYENNE(C2:C20). Les cellules vides ne sont pas prises en compte. - MIN et MAX renvoient respectivement la plus petite et la plus grande valeur :
=MIN(D2:D20)et=MAX(D2:D20). - NB compte les cellules contenant des nombres :
=NB(A2:A100). - NBVAL compte les cellules non vides :
=NBVAL(A2:A100). - ARRONDI arrondit un nombre au nombre de décimales souhaité :
=ARRONDI(E2;2).
Pour compter les ventes supérieures à 100, utilisez =NB.SI(B2:B100;">100"). Pour additionner uniquement les montants associés à une catégorie, =SOMME.SI(A2:A100;"Fournitures";B2:B100) additionne les valeurs de B lorsque la cellule correspondante en A contient « Fournitures ».
Avant d’écrire une formule, vérifiez bien les limites de la plage. Une somme oubliant la dernière ligne peut sembler plausible tout en étant fausse. Un petit coup d’œil aux cellules sélectionnées peut vous éviter une grande explication en réunion.
Les formules pour ajouter des conditions
Les fonctions conditionnelles permettent d’adapter un calcul à une règle. Elles sont idéales pour les suivis de budget, les tableaux de ventes ou les listes de tâches.
- SI renvoie un résultat si une condition est vraie et un autre si elle est fausse :
=SI(B2>=50;"Objectif atteint";"À suivre"). - NB.SI compte les cellules correspondant à un critère :
=NB.SI(C2:C50;"Payé"). - NB.SI.ENS compte les lignes répondant à plusieurs critères :
=NB.SI.ENS(A2:A100;"Paris";B2:B100;"Payé"). - SOMME.SI.ENS additionne des valeurs selon plusieurs critères :
=SOMME.SI.ENS(C2:C100;A2:A100;"Paris";B2:B100;"Payé").
Dans ces exemples, les textes à rechercher sont entre guillemets. Les critères peuvent aussi contenir des opérateurs, comme dans ">=50". Si vous construisez un critère à partir d’une cellule, la formule peut nécessiter l’opérateur de concaténation & : =NB.SI(B2:B100;">"&D1) compte alors les valeurs supérieures au nombre indiqué en D1.
Les fonctions pour retrouver et assembler des informations
Quand vous travaillez avec plusieurs listes, retrouver une donnée associée à un identifiant est une tâche fréquente. Pour les versions récentes d’Excel, RECHERCHEX est une option souple et lisible :
=RECHERCHEX(E2;A2:A100;C2:C100;"Introuvable")
La formule cherche la valeur de E2 dans la plage A2:A100, puis renvoie la donnée située sur la même ligne dans C2:C100. Si aucune correspondance n’est trouvée, elle affiche « Introuvable ». Cette solution évite certaines contraintes de l’ancienne fonction RECHERCHEV, notamment l’obligation de chercher dans la première colonne de la plage.
Pour assembler du texte, utilisez JOINDRE.TEXTE dans les versions qui la proposent. Par exemple, =JOINDRE.TEXTE(" ";VRAI;A2;B2) rassemble les contenus de A2 et B2 en les séparant par un espace. C’est pratique pour réunir un prénom et un nom. Pour une opération plus simple, l’esperluette fonctionne aussi : =A2&" "&B2.
Les références de cellule : le détail qui change tout
Quand vous recopiez une formule, Excel adapte généralement ses références. Dans =B2*C2, les références sont relatives : copiée une ligne plus bas, la formule devient =B3*C3. C’est souvent ce que l’on souhaite.
Mais une référence doit parfois rester fixe. Les signes dollar permettent de la verrouiller : $A$1 garde la colonne A et la ligne 1, quelle que soit la position de la formule. Dans une formule comme =B2*$F$1, la référence à F1 reste fixe lorsque vous recopiez le calcul. Sélectionnez une référence dans la barre de formule et appuyez sur F4 pour faire défiler les différents types de références.
Une mini-fiche mémo pour vos premiers réflexes
Vous n’avez pas besoin d’apprendre toutes ces commandes d’un seul coup. Commencez par celles qui correspondent à vos tâches habituelles, puis ajoutez-en quelques-unes à mesure que vous les rencontrez.
- Pour naviguer : Ctrl + flèche et Ctrl + Début.
- Pour corriger : Ctrl + Z et F2.
- Pour remplir : Ctrl + D, Ctrl + R et Ctrl + Entrée.
- Pour présenter : Ctrl + B et Ctrl + 1.
- Pour calculer : SOMME, MOYENNE et SI.
- Pour compter selon un critère : NB.SI.
- Pour additionner selon un critère : SOMME.SI.
- Pour retrouver une information : RECHERCHEX.
Un dernier réflexe utile : testez une formule sur quelques lignes avant de l’étendre à tout le tableau. Vérifiez le résultat, les références et les critères, puis recopiez-la. Avec ces raccourcis et ces fonctions, vos gestes deviennent plus rapides et vos feuilles de calcul plus fiables — sans devoir transformer chaque session Excel en concours de clavier.